Das Dokumentationstool Docusnap bietet im Standardlieferumfang die Möglichkeit, sogenannte Systemgruppen zu bilden. Darüber kann eine fachliche Gruppierung von IT-Systemen abgebildet werden. Die Theorie dazu stammt aus der ITIL Bibliothek. In der ITIL Disziplin „Service Design“ werden Erstellung und Pflege eines Service Catalogue beschrieben. Dieses Dokument kann Sie optimal bei Ihrer IT-Dokumentation unterstützen. Die Systemgruppen in Docusnap unterstützen bei der Abbildung von Gruppierungen für den Service Catalogue. Eine Systemgruppe kann auch als einzelner IT-Service bezeichnet werden.
Im Blogbeitrag Aufbau und Pflege eines Service Catalogue mit Docusnap wurden zu diesem Thema bereits einige Grundlagen erläutert. Hier möchten wir Ihnen nun eine praktische Umsetzungsmöglichkeit aufzeigen.
Übersicht gewinnen
Im ersten Schritt wird eine umfassende Inventarisierung des Netzwerks durchgeführt. Erfassen Sie alle IT-Systeme. Alle, sonst haben Sie von Beginn an Lücken in der Inventardatenbank (CMDB). Für die folgende Bildung von IT-Services stehen dann nicht alle IT-Systeme zur Verfügung. Alle anderen IT-Systeme, die nicht über das Netzwerk gescannt werden können, müssen manuell erfasst werden. Das sollte jedoch die Ausnahme sein. Denn Ziel muss es sein, von Docusnap kontinuierlich alle IT-Systeme inventarisieren zu lassen. Leider können einige IT-Systeme nicht wirklich über das Netzwerk erfasst werden. Ist beispielsweise die Firewall richtig konfiguriert, wird sich diese im Netzwerk schwer zu erkennen geben. Auch Serverschränke und Klimaanlagen sind nicht besonders geschwätzig, auch auf Grund eines fehlenden Netzwerkanschlusses.
Scannen Sie immer auch die kompletten IP-Adressbereiche. Gleichen Sie dieses Scanergebnis mit den einzelnen Inventarisierungsscans nach Betriebssystemen oder SNMP Inventarisierungen ab. Somit erreichen Sie eine zusätzliche Prüfung der Vollständigkeit der erfassten IT-Systeme.
Systemgruppen und Services definieren
Nach der Inventarisierung definieren Sie im zweiten Schritt nun die Systemgruppen. Hier ist fachliche Kompetenz gefragt, denn Sie müssen die EDV-Anlage gut kennen und wissen welche Hard- und Software, Prozesse und Dienstleistungen im Einsatz sind. Vor allem muss bekannt sein für welchen Zweck diese benötigt werden. Greifen Sie hier auf jeden Fall auch auf die Fachabteilung und die jeweiligen Systemverantwortlichen zurück. Die kennen die Systeme bestimmt auswendig.
Was sind nun denn Systemgruppen? Sämtliche Hard- und Software sowie externe Dienstleistungen in Ihrem Netzwerk wurden für einem bestimmten Einsatzzweck angeschafft. Dieser Einsatzzweck ist der IT-Service, die Systemgruppe. Verwenden Sie die jeweilige Bezeichnung auch gleich als Namen für den IT-Service. Vergeben Sie für jeden IT-Service auch immer eine eindeutige Nummer, z.B. IT-SF-xx. IT-SF steht für IT–Service Folder, xx steht für eine fortlaufende, 2 oder 3-stellige Nummer. Das macht es einfacher.
Welche Aufteilung erscheint zweckmäßig? Schwierig zu beantworten. Wie immer hängt es von Ihrem Netzwerk ab. Eine Aufteilung unter fachlichen Gesichtspunkten kann sich bewähren. Mailserver, Verzeichnisdienst, Netzwerk, Anwendungssoftware, Firewalls, Dateiserver, Internetzugänge, ERP-System, Workplace Management, physikalische Verkabelung, VPN, Serverhardware etc.- alle können einzelne IT-Services darstellen. Eine erste Gruppierung fällt sicherlich etwas schwerer. Keine Angst, fangen Sie einfach an. Glauben Sie nicht im ersten Durchlauf sofort die perfekte Aufteilung zu finden. Sie werden vermutlich mehrere Durchläufe und Anpassungen benötigen. Prüfen Sie auch, ob externe Dienstleister oder Cloud Services zum Einsatz kommen. Dies ist bei der Erstellung der Systemgruppen zu berücksichtigen, weil eventuell noch weitere Services dazu kommen, zu denen keine eigenen IT-Systeme im Netzwerk betrieben werden.
Für jeden IT-Service bestimmen Sie dann einen Verantwortlichen. Achtung, hier kann es schnell zu Missverständnissen in der IT-Abteilung kommen. Denn die Verantwortung für einen IT-Service bedeutet nicht, dass in Zukunft auch die Administration der zugeordneten Systeme von dieser Person durchgeführt wird. Das wird gerne missverstanden und stößt deshalb schnell auf Ablehnung. Der Serviceverantwortliche muss aber alle Tätigkeiten an der zugeordneten Hard- und Software koordinieren und muss über Änderungen vorab informiert werden und diesen zustimmen. Thema Change Management. Der Serviceverantwortliche setzt Ziele für den IT-Service und verantwortet diese. Ziele können beispielsweise Kosten und Verfügbarkeit sein. Ein Serviceverantwortlicher kann natürlich auch gleichzeitig der Systemverantwortliche (Systemadministrator) sein. Bei der Festlegung von Verantwortlichkeiten sollten Sie sich die Zeit für ausreichende Erklärungen nehmen, damit die Mitarbeiter dies richtig verstehen und verinnerlichen können.
Können IT-Systeme nicht zugeordnet werden, dann können diese höchstwahrscheinlich abgeschaltet werden. Sie räumen damit auch einmal die IT-Landschaft auf. Wahrscheinlich werden Sie auf das eine oder andere IT-System stoßen, das eigentlich gar nicht mehr benötigt wird. Durch die Zuordnung gleicher Hardware zu einem IT-Service können Sie auch leichter Optimierungspotentiale aufdecken. Manchmal staunt man, was in gewachsenen Strukturen noch so alles im Einsatz ist bzw. zusammengefasst werden könnte.
Lesen Sie im zweiten Teil des Beitrags wie es mit der Bildung von Systemgruppen weitergeht.
