Behalten Sie den Überblick über Firmenhandys und -tablets

Das Wichtigste in Kürze:

• Geräteverwaltung vereinfachen: Die zentrale Dokumentation von Firmengeräten wie Smartphones und Tablets ermöglicht einen schnellen Überblick über alle eingesetzten Geräte und deren Status. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und erleichtert die Nachverfolgung bei Verlust oder Diebstahl.
• Compliance und Sicherheit sicherstellen: Durch die lückenlose Erfassung von Geräten und zugehörigen Daten, wie z. B. IMEI-Nummern oder Benutzerzuweisungen, wird sichergestellt, dass Unternehmen gesetzliche Vorgaben und Sicherheitsrichtlinien einhalten können.
• Kostenkontrolle optimieren: Mit einer detaillierten Übersicht über alle mobilen Geräte können Unternehmen unnötige Kosten vermeiden, z. B. durch rechtzeitige Vertragsverlängerungen oder die Identifizierung ungenutzter Geräte.

Smartphones und Tablets sind aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen mobile Erreichbarkeit, vereinfachen den Zugriff auf E-Mails und firmeninterne Ressourcen und haben sich in unterschiedlichsten Szenarien bewährt. Ob im Außendienst, auf Reisen oder bei der Arbeit im Homeoffice – Firmenhandys steigern die Flexibilität der Mitarbeiter. Gleichzeitig steigen jedoch auch die Anzahl und Vielfalt dieser Geräte, was ohne eine klare Strategie schnell unübersichtlich werden kann.

Vorteile mobiler Geräte

• Ortsunabhängige Kommunikation für Mitarbeiter
• Schneller Zugriff auf relevante Unternehmensdaten
• Flexible Einsatzmöglichkeiten in allen Unternehmensbereichen

Andererseits bringen ständige Erreichbarkeit und regelmäßige Austauschaktionen der Geräte zusätzliche Herausforderungen für die IT-Administration mit sich. Einmal an den Mitarbeiter ausgegeben, verschwinden diese Geräte sprichwörtlich aus dem Blickfeld der IT.

Smarte Geräte sind keine reinen Prestigeobjekte mehr

Auch der frühere Prestige-Faktor von Smartphones ist längst passé. Heute besitzen nicht mehr nur Geschäftsführer oder Vertriebsleiter ein firmeneigenes Mobilgerät – fast jede Abteilung kann davon profitieren. Ob für Sicherheitsfunktionen wie Mehrfach-Authentifizierung (MFA) oder für die mobile Erreichbarkeit im gesamten Betrieb: Firmenhandys sind in vielen Bereichen unverzichtbar.

Doch genau hier wird es kritisch: Wo befinden sich all diese Geräte? Wer sorgt dafür, dass veraltete Modelle ausgetauscht werden und Verträge nicht unnötig verlängert werden? Ohne eine zentrale Erfassung kann schnell der Überblick verloren gehen.

Firmenhandys verwalten ohne MDM? Geht das?

Wenn es um das Verwalten von Firmenhandys geht, denken viele Unternehmen sofort an Mobile Device Management (MDM). Doch nicht jedes Unternehmen möchte oder kann ein vollwertiges MDM-System einsetzen. Docusnap ist hier kein MDM, sondern eine ganzheitliche IT-Dokumentations- und Inventarisierungslösung, die es Ihnen ermöglicht, sämtliche IT-Assets – inklusive Firmenhandys – manuell zu erfassen und zentral zu dokumentieren.

Manuelle Erfassung mithilfe von IT-Assets

• IT-Assets hinzufügen: Fügen Sie Ihre Smartphones und Tablets manuell in die Dokumentation ein, ganz unabhängig davon, ob sie sich im Firmennetzwerk anmelden.
• Ergänzende Informationen: Hinterlegen Sie Tarife, Vertragslaufzeiten, Gerätekonfigurationen und weitere Daten, die Ihre IT-Dokumentation vervollständigen.
• Zentrale Übersicht: Da alles in einem einzigen System zusammengeführt wird, erhalten Sie jederzeit einen vollständigen Überblick über Ihre IT-Landschaft.

So haben Sie – trotz fehlender automatischer Gerätescans für mobile Endgeräte – dennoch vollständige und aktuelle Informationen in einer zentralen IT-Dokumentation.

Warum eine lückenlose IT-Dokumentation wichtig ist

Ohne eine strukturiert gepflegte Übersicht über alle Endgeräte leidet die IT-Sicherheit, da mögliche Schwachstellen oder Sicherheitslücken unentdeckt bleiben könnten. Zudem ist eine genaue Ressourcenplanung kaum möglich, wenn nicht klar ist, wie viele Geräte tatsächlich im Einsatz sind oder wann Verträge enden.

Vorteile einer vollständigen IT-Dokumentation:

• Mehr Sicherheit: Identifizieren Sie potenzielle Risiken schneller.
• Bessere Compliance: Halten Sie Audits und Richtlinien problemlos ein.
• Kostentransparenz: Erkennen Sie ungenutzte Geräte oder überflüssige Verträge.
• Effiziente Prozesse: Sparen Sie Zeit und Aufwand bei Wartungen oder Austausch.

Praxisbeispiel: Smartphones und Tablets in der IT-Doku

Gerade weil mobile Endgeräte sich nicht in der Windows-Domäne anmelden und oft nur über WLAN oder mobile Daten online gehen, werden sie von automatischen Scans nicht immer erfasst. Docusnap bietet hier den entscheidenden Vorteil, alle Geräte manuell als IT-Asset anzulegen. Dank kategorisierten Eingabefeldern und einer intuitiven Benutzeroberfläche gelingt das schnell und unkompliziert.

Tipp: In unserem kurzen Video-Tutorial erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt Ihre Firmenhandys als IT-Assets in Docusnap hinzufügen können.

Ein ausführliches Video zum Thema IT-Assets anlegen finden sie hier.

So profitiert Ihr Unternehmen von Docusnap

Obwohl es kein MDM-System ist, deckt Docusnap essenzielle Bereiche ab, die für eine vollständige IT-Dokumentation unabdingbar sind:

• Netzwerkinventarisierung: Erfasst alle stationären Geräte im Firmennetzwerk automatisch.
• Manuelle Assetpflege: Ergänzen Sie Smartphones oder Tablets bequem und behalten Sie auch diese Übersicht.
• Berichte & Auswertungen: Profitieren Sie von grafischen Übersichtsplänen, Inventarlisten und Notfallhandbüchern.
• Zentrale Plattform: Verwaltet sowohl klassische Endgeräte als auch mobile Devices in einer Anwendung.

Firmenhandys verwalten für eine vollständige IT-Dokumentation

Das Verwalten von Firmenhandys ist weit mehr als nur eine Frage der ständigen Erreichbarkeit. Wer eine lückenlose Dokumentation aller IT-Geräte anstrebt, benötigt ein System, das alle Assets – ob mobil oder stationär – erfasst und pflegt. Docusnap ist keine MDM-Lösung, bringt jedoch entscheidende Vorteile, indem es eine zentrale Plattform für alle IT-Assets bietet. So gelingt es Ihnen, manuell alle Smartphones und Tablets zu erfassen, Verträge zu überwachen und einen umfassenden Überblick über Ihr gesamtes IT-Umfeld zu behalten.