Dokumentationsmanagement – So bleibt Ihre IT-Dokumentation aktuell und sicher

Das Wichtigste in Kürze:

• Definition: Dokumentationsmanagement legt den Schwerpunkt auf die kontinuierliche Pflege und Qualitätssicherung von IT-Dokumenten, während Dokumentenmanagement vor allem das Erfassen, Organisieren und Archivieren von Dokumenten regelt.
• Praxisnahe Umsetzung: Durch klare Prozesse (z. B. Versionierung, Freigabeprozesse) und die Einhaltung zentraler Richtlinien (DSGVO, GoBD, ISO 9001) bleiben Informationen aktuell und entsprechen den gesetzlichen Vorgaben.
• Effizienz durch Tools: Systeme wie Docusnap helfen, IT-Landschaften automatisiert zu erfassen und Mitarbeitende effizient einzubinden, was Zeit und Ressourcen spart.

Definition Dokumentationsmanagement

Dokumentationsmanagement bezeichnet den Prozess der systematischen Erstellung, Pflege und Bereitstellung von IT- und Unternehmensdokumenten, der neben der bloßen Ablage auch Versionierung, interne Verantwortlichkeiten und Compliance-Vorgaben berücksichtigt. So bleiben Informationen aktuell, nachvollziehbar und für alle Beteiligten schnell zugänglich. Im IT-Kontext rücken dabei insbesondere technische Aspekte wie Schnittstellen, Sicherheit und die Integration in bestehende Systeme in den Vordergrund.

Dokumentationsmanagement und Dokumentenmanagement (DMS) - was ist der Unterschied?

Dokumentenmanagement (DMS) legt vor allem Wert auf das Erfassen, Organisieren und Archivieren von Dokumenten in einer zentralen Umgebung. Es stellt sicher, dass Dokumente leicht auffindbar sind und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllt werden. Der zentrale Unterschied besteht somit darin, dass Dokumentationsmanagement stärker die inhaltliche Qualitätssicherung, den gesamten Lebenszyklus der Informationen und die fortlaufende Optimierung der Dokumentationsprozesse in den Fokus nimmt. Beide Bereiche überschneiden sich dennoch in vielen Punkten, da das Dokumentationsmanagement oftmals auf klassischen Dokumentenmanagement-Funktionen (z. B. Ablage und Archivierung) aufbaut und diese erweitert.

Dokumentationsmanagement in der Praxis

Viele Unternehmen kennen das Problem: Dokumente werden nicht regelmäßig aktualisiert und veralten dadurch schnell, da wurde das Sicherheitskonzept schon über ein Jahr nicht mehr aktualisiert, das IT-Notfallhandbuch steht in einer uralten Version im Schrank und wo sich die aktuellen Versionen der verschiedenen Konzepte befinden, wissen nur deren Ersteller. Ohne feste Regeln für die regelmäßige Überprüfung und Überarbeitung der Dokumente drohen Sicherheitsrisiken und Fehlentscheidungen. Nicht umsonst fordern die meisten Standards die Einrichtung von Prozessen zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen. Zur Durchsetzung dieser Regeln ist es wichtig, eine Dokumentationsrichtlinie zu erstellen und verbindlich zu verabschieden.

Regeln für ein erfolgreiches Dokumentationsmanagement in der IT

In der IT stößt die Frage nach einer Dokumentationsrichtlinie oder anderen verbindlichen Vorgaben für die Dokumentation aber meist auf Achselzucken, weil vielerorts der Fokus eher auf schnelle Problemlösungen als auf eine strukturierte Dokumentation gelegt wird. Viele IT-Organisationen verzichten damit auf ein wichtiges Werkzeug zur Durchsetzung von Richtlinien und Standards. Sinnvollerweise sollte die Dokumentationsrichtlinie mindestens die folgenden Punkte enthalten, damit Arbeitsabläufe transparent bleiben und die Aktualität sichergestellt wird (Hinweise liefert auch ITIL):

• Regeln für Inhalt, Struktur und Layout der Dokumente (Versionierung, Namenskonventionen u.a.)

• Regeln für den formalen Aufbau der Einzeldokumente

• Regeln für die Dokumentationsprozesse einschließlich Verantwortlichkeiten (Beauftragungsprozesse, Review-Verfahren, Freigabeprozesse u.a.)

5 Schritte zur Einführung eines Dokumentationsmanagements

1. Ist-Analyse und Zieldefinition: Ermitteln Sie, welche Dokumente bereits vorhanden sind, wie sie aktuell genutzt werden und wo die größten Lücken bestehen. Definieren Sie danach klare Ziele, zum Beispiel eine schnellere Auffindbarkeit, höhere Aktualität oder die Erfüllung bestimmter Normen.
2. Versionierung: Legen Sie feste Regeln für den Umgang mit Dokumentversionen fest, etwa über Dateinamenkonventionen oder ein automatisiertes Versionsmanagementsystem. Auf diese Weise bleibt nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.
3. Freigabeprozesse: Bestimmen Sie Verantwortliche, die neue oder aktualisierte Dokumente prüfen und freigeben. Klare Rollen- und Rechteverteilungen helfen, Fehler zu minimieren und Haftungsrisiken zu reduzieren. Ein digitales Workflow-Tool unterstützt dabei, den Freigabeprozess effizient zu gestalten.
4. Compliance-Aspekte: Achten Sie insbesondere auf wichtige Richtlinien wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie ISO 9001 für Qualitätsmanagement. Diese Regularien legen fest, wie personenbezogene Daten zu behandeln sind, wie Dokumente korrekt zu archivieren sind und welche Qualitätsansprüche zu erfüllen sind. Dokumentieren Sie dabei genau, wie sensible Informationen geschützt und verarbeitet werden. Regelmäßige Audits oder interne Kontrollen helfen, die Einhaltung dieser Vorgaben zu überprüfen und mögliche Schwachstellen frühzeitig zu erkennen.
5. Schulung und Einbindung der Mitarbeiter: Ein Dokumentationsmanagement ist nur erfolgreich, wenn alle Beteiligten den Mehrwert verstehen und die Prozesse konsequent mittragen. Bieten Sie Schulungen oder interne Workshops an, damit die Teams die Vorteile und Handhabung kennen.

Durch diese Schritte schaffen Sie eine solide Basis für Ihr Dokumentationsmanagement und verankern Prozesse, die eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Dokumentationsqualität ermöglichen.

Herausforderungen bei der Pflege

Damit ein Dokumentationsmanagement dauerhaft erfolgreich bleibt, ist eine regelmäßige Aktualisierung der Inhalte unerlässlich. In der Praxis unterschätzen viele Unternehmen jedoch den Aufwand, der damit einhergeht. Es kann z. B. vorkommen, dass Zuständigkeiten nicht klar geregelt sind oder neue Informationen erst spät im Dokumentationsprozess ankommen. Eine zentrale Koordination, an der alle relevanten Teams beteiligt sind, sorgt dafür, dass Veränderungen zeitnah erfasst und umgesetzt werden. Klare Richtlinien für Aktualisierungsintervalle, Rückmeldeschleifen und Freigabeprozesse helfen, dass keine veralteten Informationen im System bleiben. Nur so bleibt die Dokumentation wirklich aussagekräftig und unterstützt aktiv den IT-Betrieb sowie Unternehmensentscheidungen.

Gängige Dokumentationsmanagement und DMS-Systeme im Vergleich

• Docusnap: Docusnap ist speziell auf IT-Dokumentation ausgerichtet und unterstützt automatisierte Inventarisierung sowie Analyse von IT-Landschaften, was besonders bei komplexen IT-Strukturen vorteilhaft ist.
• ELO: Ein etabliertes DMS mit Fokus auf revisionssichere Archivierung und umfangreiche Workflow-Funktionen, geeignet für die Verwaltung verschiedenster Dokumenttypen.
• d.velop: Bietet Cloud- und On-Premise-Lösungen an, ist flexibel anpassbar und verfügt über Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP oder CRM.
• DocuWare: Setzt auf automatisierte Dokumenten-Workflows und kann mithilfe von KI-Techniken Dokumente erkennen und zuordnen.

Die Bedeutung klarer IT-Begriffe im Dokumentationsmanagement

Neben den Vorgaben für die Dokumentation bietet eine Dokumentationsrichtlinie noch einen weiteren Vorteil: Sie legt eine einheitliche Nomenklatur fest, und dieser Punkt ist gerade für die IT-Dokumentation extrem wichtig. Hinsichtlich der Bezeichnung von Dokumenten herrschen im IT-Bereich nämlich erhebliche Unklarheiten und Unstimmigkeiten.

Und eine Dokumentationsrichtlinie ist noch mehr: Sie bildet die Grundlage für die Einrichtung eines Dokumentationsmanagements, also eines Systems, in dem Dokumente einem gesteuerten Lebenszyklus unterliegen und die IT-Services und -Prozesse auch wirklich unterstützen. Denn letztendlich geht es nicht um die Dokumente, sondern um den Nutzen für deren Anwender. Und dafür müssen sie aktuell sein.

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