Jeder weiß es, aber es gelingt trotzdem nur selten: Die regelmäßige Aktualisierung der Dokumente. Da wurde das Sicherheitskonzept schon über ein Jahr nicht mehr aktualisiert, das IT-Notfallhandbuch steht in einer uralten Version im Schrank und wo sich die aktuellen Versionen der verschiedenen Konzepte befinden, wissen nur deren Ersteller. Ohne feste Regeln für die regelmäßige Überprüfung und Überarbeitung der Dokumente wird sich an diesem Zustand auch nichts ändern. Nicht umsonst fordern die meisten Standards die Einrichtung von Prozessen zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen. Zur Durchsetzung dieser Regeln ist es wichtig, eine Dokumentationsrichtlinie zu erstellen und verbindlich zu verabschieden.
Dokumentationsmanagement erfordert Regeln
In der IT stößt die Frage nach einer Dokumentationsrichtlinie oder anderen verbindlichen Vorgaben für die Dokumentation aber meist auf Achselzucken. Leider. Denn damit verzichten viele IT-Organisationen auf ein wichtiges Werkzeug zur Durchsetzung von Richtlinien und Standards. Sinnvollerweise sollte die Dokumentationsrichtlinie mindestens die folgenden Punkte enthalten (Hinweise liefert auch ITIL):
- Regeln für Inhalt, Struktur und Layout der Dokumente (Versionierung, Namenskonventionen u.a.)
- Regeln für den formalen Aufbau der Einzeldokumente
- Regeln für die Dokumentationsprozesse einschließlich Verantwortlichkeiten (Beauftragungsprozesse, Review-Verfahren, Freigabeprozesse u.a.)
IT-Begriffe müssen eindeutig sein
Neben den Vorgaben für die Dokumentation bietet eine Dokumentationsrichtlinie noch einen weiteren Vorteil: Sie legt eine einheitliche Nomenklatur fest, und dieser Punkt ist gerade für die IT-Dokumentation extrem wichtig. Hinsichtlich der Bezeichnung von Dokumenten herrscht im IT-Bereich nämlich ein geradezu babylonisches Durcheinander.
Und eine Dokumentationsrichtlinie ist noch mehr. Sie bildet eine Grundlage für die Einrichtung eines Dokumentationsmanagements, also eines Systems, in dem Dokumente einem gesteuerten Lebenszyklus unterliegen und die IT- Services und -Prozesse auch wirklich unterstützen. Denn letztendlich geht es nicht um die Dokumente, sondern um den Nutzen für deren Anwender. Und dafür müssen sie aktuell sein.
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