Aneinander vorbeireden kommt auch in der IT oft genug vor: Viele Begriffe werden verwendet, ohne dass jeder das Gleiche damit meint. Es gibt keine standardisierten Bezeichnungen für Dokumente, und das verkompliziert die IT-Dokumentation. Ein gutes Beispiel hierfür ist auch der Begriff IT-Sicherheitskonzept. Sucht man im Internet nach dem Begriff Sicherheitskonzept findet man mehrere Tausend Einträge. Und fast genauso unterschiedlich ist das, was diesem inhaltlich zugeordnet wird. Während die einen unter einem IT-Sicherheitskonzept ein strategisches Papier der Unternehmensleitung verstehen, verwenden andere den Begriff als Synonym für das Sicherheitshandbuch. Nicht besser verhält es sich mit Begriffen wie Betriebshandbuch oder Notfallhandbuch. Letztes wird immer wieder als „das Dokument“ für das Notfallmanagement betrachtet. Dass das Notfallhandbuch aber nur einen Teilbereich der Notfalldokumentation abdeckt, wird dabei meist übersehen.
Eigenes Glossar erforderlich
Die Beispiele verdeutlichen, dass man von einheitlichen Dokumentbezeichnungen gerade im Bereich der IT weit entfernt ist. Das kann man bedauern, aber leider nicht ändern. Um ein gemeinsames Sprachverständnis innerhalb des eigenen Unternehmens zu schaffen, kann man aber durchaus etwas tun: Hierzu gehört, die Verwendung der Dokumentbezeichnungen zu definieren und diese deutlich voneinander abzugrenzen. Weiterhin muss die verbindliche Verwendung der Begriffe kommuniziert und sichergestellt werden, sodass jeder, der Dokumente erstellt, die Bezeichnungen korrekt verwendet. Aus den genannten Gründen gehört die Erstellung eines Glossars (einschließlich Abkürzungsverzeichnis) immer zu den ersten Aufgaben, wenn das Thema IT-Dokumentation angegangen wird. Natürlich sollten die Verzeichnisse nicht auf die Begriffe im Bereich Dokumentation beschränkt bleiben, sondern den gesamten Bereich der IT einschließen.
Erst überlegen, dann loslegen
Die Vorteile eines solchen Verzeichnisses liegen auf der Hand: Die Begriffe sind standardisiert und jeder weiß, wovon er spricht. Außerdem verringert es den Aufwand bei der Erstellung von Dokumenten. In der Regel genügt ein Verweis auf das zentrale Glossar und mit dem Abkürzungsverzeichnis. Lediglich Dokumente, die auch extern zugänglich sind, müssen noch ein dokumentenspezifisches Glossar beinhalten. Allerdings beinhalten der Aufbau und die Pflege zentraler Verzeichnisses einen gewisse Überlegungen, die vorab anzustellen sind: Wer verantwortet und pflegt das Glossar? Wer darf Einträge in das Glossar schreiben bzw. ändern oder löschen? Wer definiert die Begriffe? Wer ist für die Bereitstellung zuständig? Wird das Glossar ausschließlich zentral gepflegt, muss außerdem festgelegt werden, wie neue Einträge in das Glossar gelangen bzw. wie mit Vorschlägen zum Beispiel von Benutzern umzugehen ist. Gemessen am großen Nutzen zahlt sich der Aufwand für ein solches Glossar jedoch auf alle Fälle aus.
