Falls Sie in Ihrem Unternehmen bereits über Namenskonventionen für Dokumente verfügen, ist der zweite Schritt Ihres Dokumentationsprojekts schnell erledigt. Orientieren Sie sich an diesen Vorgaben und bilden Sie diese auf Ihre Vorstellung ab. Für alle anderen gibt es an dieser Stelle einige Vorbereitungen für ein Dokumentenmanagement zu treffen.
Dokumentennummern erleichtern Verknüpfungen
Dokumente sollten nicht nur einen entsprechenden Namen erhalten, sondern auch eine eindeutige Nummer. Diese sollten dem Dateinamen immer vorangestellt sein. Auch in den Metadaten der Datei sollte diese Dokumentennummer mitgeführt werden. Damit haben Sie es über Suchfunktionen leichter Dokumente zu finden oder an anderen Stellen zu verlinken. Gestalten Sie die Benennung nicht zu umständlich. Denken Sie daran, dass Ihre Anwender damit arbeiten müssen. Werden Dateinamen zu kryptisch, sinkt die Akzeptanz für ein solches System. Vergessen Sie nicht die festgelegten Namenskonventionen zu dokumentieren. Diese können später Teil Ihres IT-Handbuchs werden.
Datenablage abhängig von vorhandenen Möglichkeiten
Haben Sie bereits ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Einsatz, dann benutzen Sie dieses. Es vereinfacht die Verlinkung auf Dokumente ungemein. Haben Sie kein DMS im Einsatz, brauchen Sie an dieser Stelle natürlich nichts Neues einzuführen. Der Aufwand einer Einführung eines solchen Managementsystems ist schließlich nicht zu unterschätzen. Außerdem wird sicherlich weiteres Budget benötigt werden. Richten Sie sich deshalb eine zentrale Dateiablage auf einem Ihrer Server ein. Erstellen Sie am Fileserver einen entsprechenden Ordner und geben Sie diesen im Netzwerk frei. Beachten Sie dabei die (hoffentlich) vorhandenen Richtlinien für eine Ordnerfreigabe in Ihrem Netzwerk. Wichtig ist, dass Daten strukturiert abgelegt werden. Dadurch halten Sie sich alle Möglichkeiten für später offen. Die Einführung eines DMS nur für diese Dokumente, würde den zusätzlichen Aufwand auch kaum rechtfertigen.
Ablagen auf Fileservern haben naturgemäß Nachteile. Trotzdem kommen wir natürlich nicht ohne sie aus. Auch für das Dokumentationstool Docusnap benötigen wir eine normale Ordnerfreigabe. Diese ist schnell erstellt und es entstehen selten echte Kosten. Der Fileserver ist ja sowieso da. Team- und Konfigurationsordner sowie Zugriff auf Lizenzdatei und Verschlüsselungsdatei für den Passwortspeicher können nicht in einer Datenbank liegen.
Vergeben Sie Zugriffsrechte nicht nach dem Gießkannenprinzip
Denn das Löschen von Daten oder deren Umbenennung gehen Anwendern schnell von der Hand. In der Folge ist mit verwaisten Verlinkungen oder auch Datenverlust zu rechnen, die Sie in Ihrer IT-Dokumentation überhaupt nicht gebrauchen können. Achten Sie deshalb bei der Ordnerfreigabe darauf, dass Schreib- und Ändern-Rechte nicht zu großzügig vergeben werden. Und achten Sie auf eine korrekte Datensicherung Ihrer Fileserver. Sie werden es zu schätzen wissen. Hinweise dazu bekommen Sie in einem späteren Blogbeitrag, der voraussichtlich den Namen „Datensicherung Ihrer IT-Dokumentation“ tragen wird und Mitte Juni 2014 erscheinen wird. Vergeben Sie für Ihre IT-Dokumentation Zugriffsberechtigungen immer nach dem Need-to-Know-Prinzip. Das hilft Ihnen, die Eintrittswahrscheinlichkeit unangenehmer Effekte zu minimieren.
