Wir möchten Ihnen hier einen praxiserprobten Weg aufzeigen, der Sie bei der Erstellung einer IT-Dokumentation unterstützt. Diese Anleitung beruht auf dem Einsatz des Premium Dokumentationstools Docusnap des Herstellers itelio GmbH.
Warum sollten Sie Geld für eine Software ausgeben, wenn man doch auch in Word und Excel mit Unterstützung einer Datenbank etwas bauen kann? Ja, natürlich geht das. Was Sie dabei jedoch bedenken müssen ist, dass die Aktualität der Dokumente stets gewährleistet sein muss. Wahrscheinlich sind diese bereits am nächsten Tag, wenn nicht sogar schon zur Speicherung der Dokumente wieder überholt. Bauen Sie also von Anfang an eine zukunftssichere IT-Dokumentation auf.
Deshalb möchte ich Ihnen ans Herz legen, sich dabei von einer Software unterstützen zu lassen. Nur so können Sie die benötigte Aktualität der Informationen gewährleisten. Sie haben ein großes Projekt vor sich, das einiges an Arbeit verursachen wird. Aber das ist es wert. Das Erstellen einer IT-Dokumentation ist keine Arbeit für einen Praktikanten die nebenbei erledigt wird. Eine IT-Dokumentation benötigt Input von den Fachleuten, welche die genauen Konfigurationen und Zusammenhänge kennen.
Die notwendige Datenbasis können Sie softwaregestützt und automatisiert erfassen. Diese laufende Tätigkeit kann auf Grund des Umfangs auch nicht händisch erledigt werden. Die Daten in Informationen zu verwandeln, indem Hard- und Software in Beziehungen zueinander gesetzt werden, das ist Aufgabe der Administratoren. Aber das sind zunächst einmalige Aufgaben und müssen nur bei Änderungen an den IT-Systemen angepasst werden. Ansonsten reicht sicherlich ein jährlicher Aktualisierungsdienst, um die Aktualität der Informationen zu prüfen.
Der Idealzustand wird erreicht, wenn nur noch ein Tool für die komplette IT-Dokumentation benötigt wird. Sie sollen nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen und Tools hin und her springen müssen. Es ist unser Anliegen, alle Ihre Ansprüche mit Docusnap erfüllen zu können.
Sobald Sie mehr als eine Handvoll Geräte im Einsatz haben, werden Sie die Unterstützung dieses Softwaretools nicht mehr missen wollen. Es unterstützt Sie optimal bei der automatisierten Erfassung der Inventardaten, welche die Datenbasis für Ihre IT-Dokumentation liefern. Tätigkeiten die Sie von Hand kaum ausführen können. Dazu sammelt man viel zu viele Daten im Netzwerk ein. Denken Sie deshalb von Beginn an daran, dass eine IT-Dokumentation ständig aktuell gehalten werden muss. Diesem Aktualisierungsdienst kommt eine große Bedeutung zu. Denn Ihre Dokumentation aktuell zu halten ist eine zeitaufwändige Aufgabe. Hier kann Docusnap Sie optimal unterstützen.
Zur Strukturierung kann die Erstellung Ihrer IT-Dokumentation in 5 Schritte aufgeteilt werden.
Schritt 1 – Vorbereitungen
Schritt 2 – Installationen
Schritt 3 – Daten beschaffen
Schritt 4 – Daten erfassen
Schritt 5 – Daten aufbereiten
Schrecken Sie nicht vom Umfang zurück der zu bewältigen ist. Sehen Sie die fünf Schritte als Projektzeitenplan an. Wiederholen Sie die Schritte „Daten beschaffen“, „Daten erfassen“ und „Daten aufbereiten“ und verfeinern Sie so mit jedem Durchlauf Ihren Datenbestand. Somit können Sie relativ schnell ein erstes Ergebnis erreichen.
