Lizenzverwaltung mit Docusnap

Das Wichtigste in Kürze:

Die Digitalisierung hat auch vor Softwarelizenzen keinen Halt gemacht. Waren früher noch Lizenz-Vereinbarungen auf Papier gedruckt und einzelne Lizenzen als Aufkleber mit aufwändigen Hologrammen versehen, spielt sich heute die Lizenzierungsformalität hauptsächlich digital ab.

Eines hat sich aber im Vergleich zu früher nicht geändert. Die Verwaltung der Lizenzen gestaltet sich meist unübersichtlich und vor allem sehr uneinheitlich. Verschiedene Softwarehersteller mit unterschiedlichen Lizenz-Vereinbarungen und den herstellereigenen Portalen erschweren es, dem IT-Verantwortlichen eine optimale und vor allem schnelle Übersicht zu gewährleisten. Und im Falle eines internen oder externen Lizenz-Audits wird es schwierig, in einer angemessenen Zeit alle eingesetzten Lizenz-Vereinbarungen in Zusammenhang mit der eigenen Hardware übersichtlich abzubilden.

Unterschiedliche Lizenzen und Plattformen

Im Gegensatz zu dem früheren Kauflizenzen-Modell stellen immer mehr Softwarehersteller auf das Mietmodell um. Das heißt, dass die Software nicht mehr gekauft wird, sondern nur mehr für deren Nutzung bezahlt wird. Dies sehen viele als Nachteil an, da eine einmal gekaufte Lizenz theoretisch kein Ablaufdatum besitzt. Mittlerweile wird dieses Lizenz-Modell aber vor allem auf Grund der immer größer werdenden Sicherheitsbedenken abgeschafft. Alte Software wird ab einem gewissen Zeitpunkt einfach nicht mehr gewartet und könnte so zum Einfallstor für Angriffe in das eigene Netzwerk werden.
Bei den neuen Arten der Lizenzierung ist in den meisten Fällen auch gleich eine Art Wartungsvertrag, der während der Laufzeit der Nutzungsvereinbarung ein Upgrade auf die stets neueste Version des Programms gewährt, inkludiert.

Natürlich hat dies aus Sicht der IT-Sicherheit einen großen Vorteil. So sollte es keinerlei veraltete Softwareversionen im Unternehmen mehr geben und Lizenzen müssen bei Erscheinen einer Neuauflage eines Programmes nicht wieder neu gekauft werden.

Auf der eher unguten Seite steht allerdings die Verwaltung dieser Lizenzen. Denn die rein digital verfügbaren Lizenzen erfordern für nahezu jeden Hersteller ein eigenes Portal. Dort ist zwar meist eine gute Übersicht über die Produktpalette des Herstellers gegeben, aber eine Gesamtübersicht oder gar eine Verknüpfung zu den Geräten und Computern im eigenen Unternehmen ist in den meisten Fällen nicht vorgesehen und daher kaum möglich.

Lizenzen zentral und übersichtlich verwalten

Eine professionelle IT-Dokumentations-Lösung bringt in der Regel auch eine übersichtliche Lizenz-Verwaltungsmöglichkeit mit sich. Damit wird es sehr einfach, eine Übersicht über alle verfügbaren Lizenzen zu erstellen.

Dabei ist auch die Grundfunktion von Docusnap, nämlich nicht nur die gesamte Hardware im Netzwerk zu inventarisieren, von Vorteil. Denn mit der professionellen Dokumentations-Lösung wird auch die komplette Software, die auf den Rechnern installiert ist, mit dokumentiert.

Dadurch lässt sich für jedes Gerät und für jedes verwendete Programm die entsprechende Lizenz zuweisen. Im Falle einer Auswertung oder Übersicht ist das ein sehr großer Vorteil.
Im folgenden Video zeigen wir Ihnen, wie einfach Lizenzen in Verbindung mit einer optimalen Inventarisierung der Software in Docusnap zu verwalten sind:

Laufzeiten werden berücksichtigt

Wie bereits erwähnt, sind auch die Laufzeiten moderner Lizenzierungsarten ausschlaggebend. In der Regel stellen die meisten Programme ihren Dienst einfach ein, wenn eine Lizenz abgelaufen ist und die Erneuerung übersehen wurde.

Passiert das bei Servern oder komplexen und umfangreichen Netzwerken, ist eine Neubeschaffung, Verlängerung oder ein Austausch der Lizenzen ein eher kritisches Unterfangen. Darum ist es mit Docusnap auch möglich, rechtzeitig vor Ablauf von Lizenz-Vereinbarungen (oder auch Garantie- und Wartungsverträgen) darauf automatisiert hinzuweisen, um in angemessener Zeit reagieren zu können.
Aber auch für die Planung von IT-Neuanschaffungen, Erweiterungen oder Veränderungen im Netzwerk sind Übersichten mit den aktuellen Informationen zu Hardware, Software und Lizenzierung eine große Hilfe.

Gepflegte Lizenzverwaltung und Audits

Waren früher Audits immer ein Schreckgespenst der IT-Abteilungen, sieht das mit Docusnap gänzlich anders aus. Im Grunde ist ein Audit nichts anderes mehr als eine Ausgabe eines vordefinierten Berichts. Das geht mit Docusnap sehr einfach und zu jedem beliebigen Zeitpunkt.

Durch die Hintergrundprozesse von Docusnap wird sämtliche Hardware im Netzwerk ständig neu erfasst und die interne Datenbank dabei immer auf den neuesten Stand gebracht.

Wie einfach ein Lizenz-Audit unter Verwendung von Docusnap aussehen kann, zeigen wir in unserem Video:

Mit Docusnap deutlich weniger Aufwand

Wird Docusnap als professionelle IT-Dokumentationslösung eingesetzt, wird der Verwaltungsaufwand rund um die IT-Netzwerke in vielen Fällen deutlich reduziert, womit man großartige Ergebnisse erzielt. Neben einer übersichtlichen Lizenz-Verwaltung werden so auch im Handumdrehen Netzwerk- oder Topologie-Pläne erstellt. Auch der Realisierung eines stets aktuell gehaltenen Notfallhandbuchs mit allen erforderlichen Informationen wie Kontaktlisten, Wiederanlaufplänen, Abhängigkeiten und vielem mehr steht mit Docusnap nichts mehr im Wege.