Nachdem die kaufmännischen Daten beschafft und den jeweiligen Softwareprodukten zugeordnet wurden, erfolgt nun der SOLL-IST Abgleich zwischen den inventarisierten Daten und den kaufmännischen Daten. Dazu können Sie glücklicherweise auf vorgefertigte Berichte aus dem Lieferumfang von Docusnap zurückgreifen. Sie müssen dafür nicht erst eigene Auswertungen erstellen. Voraussetzung ist aber natürlich, dass Sie die genannten Daten bereits vollständig erfasst und in Docusnap abgebildet haben.
Berichtsvorlagen werden mit aktuellen Inventardaten befüllt
Es stehen verschiedene Berichte zur Verfügung. Über den Report „Firma Lizenzauswertung“ erhalten Sie einen tabellarischen Überblick Ihrer dokumentierten Softwareprodukte zu den inventarisierten Softwareinstallationen. Über Auswertungen mit Summenbildungen und grafischer Darstellung erhalten Sie einen schnellen Überblick über die aktuelle Lizenzsituation bei sich im Unternehmen. Somit können Sie jederzeit prüfen, ob bei Softwareprodukten eine Unter- oder Überlizenzierung vorliegt oder ob der Lizenzbestand den Bedarf optimal abdeckt. Über den Bericht „Firma Produkte Details“ erhalten Sie eine Auswertung je dokumentiertem Softwareprodukt. Damit können Sie die Lizenzbetrachtung entsprechend auf die einzelnen Systeme herunterbrechen.
Optimierungspotentiale und Kosteneinsparungen aufspüren
Die Aufgabe besteht nun darin, diese Erkenntnisse entsprechend auszuwerten und zu nutzen. Es wird sehr unwahrscheinlich sein, dass Sie bei allen Produkten perfekt lizenziert sind. Die Auswertungen müssen also hinsichtlich Optimierungspotential analysiert werden. Dabei geht es um bares Geld. Wo lohnt es sich vielleicht einen Wartungsvertrag abzuschließen, wo muss neu gekauft werden, um Lizenzen an die aktuelle Verwendung anzupassen? Wo können Wartungsverträge vielleicht reduziert oder gekündigt werden? Dazu werden Sie wahrscheinlich wieder auf Lizenzprofis zurückgreifen müssen, denn Lizenzprogramme für Software sind ein Thema für sich. Es bedarf auf jeden Fall ordentlich dokumentierter Software Lizenz- und Wartungsverträge. Ohne dem geht es nicht.
Lizenzmanagement ist eine laufende Aufgabe
Nun müssen Sie darauf achten, dass neue Softwarelizenzen und Wartungsvereinbarungen auf jeden Fall immer zeitnah in Docusnap eingepflegt werden. Sonst war die ganze Arbeit umsonst, da der Abgleich dann nicht mehr stimmen wird. Sorgen Sie dafür, dass der Beschaffungsprozess für neue Software um diese Tätigkeit erweitert wird. Zur Anschaffung einer Software muss auch die Abbildung im Lizenzmanagement gehören. Lassen Sie sich nicht zu viel Zeit die Informationen nach der Anschaffung einzupflegen. Sonst wird die Gefahr immer größer, dass die Pflege vergessen wird.
Puh, das war viel Arbeit bis zum ersten SOLL-IST Datenabgleich! Aber wer hat gesagt, dass Lizenzmanagement einfach ist? Trotzdem ist die Einführung und Pflege eines Lizenzmanagements sehr wichtig. Hier kann ein großes Potential zur Kostenersparnis stecken und gleichzeitig erlangen Sie Auditsicherheit in diesem Bereich. Sie schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe.
