Der praktische Teil des Lizenzmanagements befasst sich mit der Zuordnung der gekauften Softwareprodukte zu den tatsächlichen Installationen auf den IT-Systemen. Dies wird etwas weniger aufwendig als die Erfassung der kaufmännischen Informationen. Aber es bedeutet trotzdem wieder viel Fleißarbeit. Verfolgen Sie unsere Dokumentationsreihe Projekt 5-Schritte, dann haben Sie in Docusnap bereits Ihre IT-Systeme inventarisiert. Prima, dann kann es direkt losgehen. Die im Folgenden benötigten Inventardaten zu den Softwareinstallationen sind bereits vorhanden. Liegen Ihnen diese Informationen jedoch noch nicht vor, müssen Sie zunächst diesen Schritt durchführen. Inventarisieren Sie alle Softwareinstallationen von Ihren Rechnern. Diese beinhalten die Erfassung installierter Softwareprodukte von Windows, Mac oder Linux Betriebssystemen.
Wenn die kaufmännischen Daten in einer Excel-Tabelle gesammelt wurden, so pflegen Sie diese nun in die Docusnap Datenbank ein. Zur genauen Vorgehensweise zur Erfassung von Softwareprodukten im Bereich der Verträge verweise ich auf das Docusnap Handbuch, dort finden Sie detaillierte Beschreibungen. Besonders Interessant wird diese Arbeit, wenn es darum geht Upgrade und Downgrade Rechte zwischen verschiedenen Softwareversionen zu hinterlegen. Hier sollten Sie im Zweifelsfall auch Lizenzspezialisten zu Rate ziehen, damit die korrekten Informationen hinterlegt werden. Softwarehersteller haben mit ihren Lizenzabkommen teils lustige Vorgaben und Möglichkeiten. Sprachversionen, Installation auf Terminalservern, Abhängigkeiten von Softwarewartungsverträgen eröffnen alleine bei Microsoft eine Unmenge an Möglichkeiten.
Aus den Rechnern werden während der Inventarisierung (meist sehr kryptische) Softwareschlüssel ausgelesen. Diese wurden bei der Installation der jeweiligen Anwendung in der Registry eingetragen – natürlich nur wenn es sich um Microsoft Betriebssysteme handelt. Für Linux und Apple Betriebssysteme funktioniert dies anders, dort gibt es keine solche Registry. Aber natürlich kann Docusnap diese Installationen trotzdem inventarisieren. Die Softwareschlüssel werden in Docusnap händisch mit den Softwareprodukten verknüpft. Leider kann sich schon durch Installation eines Servicepacks dieser Schlüssel ändern. Die gekaufte Softwarelizenz ist aber immer noch die Gleiche. Deshalb können mehrere Softwareschlüssel bei einer Softwarelizenz hinterlegt werden (1:n-Beziehung). Durch den Einsatz von Platzhaltern können diese auch nach nicht ganz so festen Inhalten definiert werden. Damit kann die Nachbearbeitung reduziert bzw. vermieden werden, wenn der Softwarehersteller mal wieder der Meinung war, diesen Schlüssel etwas abzuändern.
Die steigende Verbreitung von Softwarelizenzen für Nutzung von Programmen über eine Cloud, wie Office 365 oder die Adobe Creative Cloud, machen die Aufgabe an dieser Stelle leider auch nicht einfacher. Denn auch diese erworbenen Softwarelizenzen gehören mit in die Lizenzverwaltung. Deshalb kann Lizenzmanagement eine recht aufwendige Tätigkeit werden. Es wird schon eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen und mehrere Durchläufe benötigen, bis alles korrekt dokumentiert ist. Stellen Sie sicher, dass ein Mitarbeiter für das Lizenzmanagement als Verantwortlicher benannt wird. Sonst kann das Thema schnell wieder im Sande verlaufen.
