Haben Sie nur einen Standort von dem Sie IT-Systeme erfassen müssen, dann haben Sie es gut. Ihr IT-Netzwerkes ist nicht um die Komplexität durch verteilte Standorte bereichert. Denn müssen Sie mehrere Standorte abdecken, sollte immer daran gedacht werden bestimmte Informationen einmalig an zentraler Stelle aufzubewahren. Auch schon aus Gründen der Datensicherung und Verfügbarkeit. Die Inventardaten Ihrer IT-Dokumentation gehören dazu.
Dabei kommt es darauf an, ob es sich um ein rechtlich eigenständiges Unternehmen handelt oder nur um verschiedene Standorte einer einzelnen Firma. Bei eigenständigen Firmen müssen vielleicht alle Tätigkeiten auf die jeweiligen Unternehmen abgegrenzt werden, auch wenn die IT-Abteilung für alle Firmen zuständig ist. Dazu bedarf es eventuell der Abgrenzung durch verschiedene Mandanten. Einfacher ist es immer, wenn ein Unternehmen einfach nur verschiedene Standorte hat. Dann könnten alle Lösungen an allen Standorten angewendet werden. Berechtigungsmanagement, Lizenzmanagement, die komplette IT-Dokumentation, alles kann gebündelt werden. Die Information über die gewünschte Vorgehensweise stimmen Sie sicherheitshalber aber bitte immer mit Ihrer Unternehmensleitung ab.
Auf jeden Fall ist es einfacher, wenn letztlich alles in einer Datenbank geführt wird. Dann können die IT-Handbücher einheitlich mit geringem Aufwand erstellt und gepflegt werden. Sie brauchen nur eine Inventardatenbank vorzuhalten und Informationen nur dort abzufragen. Deshalb sollten Sie sich beim Design Ihrer Inventarisierungsaufträge darüber Gedanken machen. Mit Docusnap kann dieser Herausforderung auf verschiedenen Wegen begegnet werden.
IT-Dokumentation für verschiedene Unternehmen
Hier werden Sie darauf achten müssen, jeden Standort und jede Firma als das behandeln zu müssen was es ist. Ein eigenständiges Unternehmen. Auch wenn es sich um einen Firmenverbund handelt. Für diese sind Sie eigentlich externer Dienstleister. In Docusnap können Sie diese Anforderung über die Mandantenfähigkeit der Software abbilden. Dabei kommt das Zusatzmodul Multilizenz zum Tragen. Damit können mehrere Firmen angelegt und alle Informationen und Verantwortlichkeiten einzeln gepflegt werden. Benötigt jemand aus Firma A Zugriff auf Daten der Docusnap Datenbank, so gewähren Sie ihm Berechtigungen auch nur auf seinen Mandanten.
Ein Unternehmen an verschiedenen Standorten
Die Variante, dass ein Unternehmen einfach nur verschiedene Standorte besitzt, ist aus IT-Sicht meist völlig unproblematisch. Denn das Handling von Lizenzen und Daten muss nicht unbedingt unterschieden werden. Außer die Unternehmensleitung möchte dies so. Für Docusnap können Sie dann alles in einen Mandanten integrieren. Je nach Bandbreite der Standortverbindungen können Sie die Inventarisierungsscans von zentraler Stelle starten und in die Datenbank schreiben lassen. Alternativ können Sie die mitgelieferten Inventarisierungsskripte einsetzen. Dies bedeutet jedoch einen höheren Konfigurationsaufwand. Reicht die Datenverbindung für die jeweils notwendigen Datenübertragungen nicht aus, so haben Sie zwei Möglichkeiten.
- Inventarisierungen in Zeiten verlegen, an denen die Datenverbindungen verfügbar sind.
- Daten an jedem Standort einzeln erfassen und an den zentralen Standort übertragen.
Verschiedene Möglichkeiten bei der Inventarisierung
Die erste Variante ist auf jeden Fall die einfachere. Scannen Sie mit einer Docusnap Installation auch alle IT-Systeme an den entfernten Standorten. Sind es viele zu inventarisierende Geräte, sollte der normale Inventarisierungsscan vom zentralen Standort zum Einsatz kommen. Handelt es sich nur um eine Handvoll Geräte, dann könnten auch die Inventarisierungsskripte zum Einsatz kommen. Das ist hilfreich, wenn die Datenverbindung nicht so stabil läuft und diese immer mal wieder abbricht. Die Skripte werden einfach auf dem IT-System am entfernten Standort gestartet. Als Ergebnis wird eine relativ kleine xml-Datei erstellt, welche dann an den zentralen Standort mit der Docusnap Installation übertragen werden muss. Dort wird sie dann in die Datenbank eingelesen. Zeitlich sollten Sie beides außerhalb der Geschäftszeiten verlegen, um den laufenden Betrieb nicht zu beeinflussen. Den Import können Sie über den Docusnap Server zeitlich planen. Der Vorteil dieser gebündelten Übertragung der Inventardatenbank ist, dass der Zeitpunkt für die Datenübertragung frei gewählt werden kann. So wie die Datenverbindungen am besten verfügbar sind.
Die Variante der dezentralen Erfassung am entfernten Standort bedeutet auf jeden Fall einen höheren Aufwand. Diese kann über eine eigene Docusnap Installation erfolgen oder wieder über die Inventarisierungsskripte. Bei einer eigenständigen Docusnap Installation würde dann die Datenbank immer wieder exportiert und am zentralen Standort eingelesen werden. Problematisch könnte dieser ständige Datenexport und Import werden. Denn es ist nie ausgeschlossen, dass es dabei zu Problemen kommen kann. Ferner muss die Docusnap Installation entsprechend gewartet werden.
Finden Sie den für sich elegantesten Weg der Inventarisierung entfernter Standorte. Wenn es irgendwie geht, sehen Sie zu alles von einer Installation aus zu inventarisieren und alle Daten direkt in eine zentrale Datenbank zu schreiben.
