Ein großes Problem der meisten IT-Dokumentationen ist die Aktualität der Informationen auf denen diese beruht. Es wird viel Arbeit in die Erstellung der Dokumente gesteckt. Oft stellt man dann aber schnell fest, dass die Aktualität, häufig schon am nächsten Tag, nicht mehr gegeben ist. Oder der notwendige Aktualisierungsdienst für die IT-Dokumentation wird gleich komplett ignoriert. Hier benötigen Sie eine Lösung, die Ihre Daten dauerhaft auf aktuellem Stand hält. Nur so bringt Ihnen Ihre IT-Dokumentation einen entsprechenden Nutzen und echten Mehrwert.
Automatisieren Sie die Beschaffung aktueller Inventardaten
Das Dokumentationstool Docusnap bietet Ihnen dafür eine Lösung, die zum Lieferumfang der Basislizenz gehört. Inventarisierungen in Ihrem Netzwerk können zeitgesteuert und automatisiert im Hintergrund ausgeführt werden. Damit können Sie laufend aktuelle Daten in Ihrem Netzwerk einsammeln. Ihre IT-Dokumentation bekommt dadurch eine höhere Qualität. Und mit dieser höheren Qualität steigen auch Akzeptanz und Nutzen dieses elementaren Bausteins Ihres IT-Netzwerks.
Der Docusnap Server ist Teil der normalen Installation
In Docusnap können Sie die integrale Funktion des Docusnap Servers einsetzen. Damit können Sie Inventarisierungsaufträge abspeichern. Zusätzlich haben Sie eben die benötigte Möglichkeit die Aufträge auch zeitgesteuert im Hintergrund ablaufen zu lassen. Haben Sie Docusnap bislang nur auf Ihrem normalen Arbeitsplatzrechner installiert, kann das zu Problemen führen. Denn Sie müssen diesen Rechner laufen lassen, damit Inventarisierungen zeitgerecht durchgeführt werden können. Installieren Sie die Docusnap Anwendung deshalb besser auf einem Rechner, der ständig im Netzwerk zur Verfügung steht. Entweder auf einem Server der noch entsprechende Kapazität bietet oder auf einem dedizierten Rechner. Die Installation auf einer virtuellen Maschine bietet sich in diesem Fall ebenfalls an.
In Docusnap finden Sie dann im Menü „Verwaltung“ den Zugriff auf die Konfiguration des Docusnap Servers. Es gibt keine besondere Installationsdatei, er gehört zur Standardinstallation. Sie müssen nur Authentifizierungsdaten für den Serverdienst hinterlegen, die Startart der Dienste auswählen, die Docusnap Datenbank angeben und Sie können eine Email-Benachrichtigung einrichten.
Als Docusnap Datenbank wählen Sie die Datenbank aus, in der bereits Inventarisierungsdaten gespeichert werden. Der Pfad zu den Teameinstellungen und zum Dokumentationspfad wird in einem weiteren Fenster angegeben. Hier wählen Sie am besten ebenfalls die bereits bestehenden Pfade aus. Somit kann allen berechtigten Personen ermöglicht werden, auch auf die automatisch erstellten Pläne und Datenblätter zuzugreifen.
Der Docusnap Server wird auch dazu verwendet, Inventarisierungsaufträge gemäß den jeweils konfigurierten Zeitplänen auszuführen. Um eine Zeitplanung aktivieren zu können, muss diese Funktion in den Optionen eingeschaltet sein. Weitere Informationen dazu finden Sie im Beitrag „Auftragsverwaltung für Inventarisierungen“ und natürlich auch im Benutzerhandbuch von Docusnap.
Speichern Sie Ihre Inventarisierungsaufträge ab
Wenn Sie keine Zeitplanung einsetzen wollen, dann muss der Docusnap Server eigentlich auch nicht eingerichtet werden. Sie können aber darüber auch Inventarisierungsaufträge speichern, ohne diese zeitlich planen zu müssen. Damit können Sie jederzeit manuell auf die Aufträge zurückgreifen und müssen sich nicht immer neu durchklicken. Dadurch vereinfachen Sie sich die Bedienung der Software und der Inventarisierungen.
