Wenn Docusnap installiert und die Grundeinrichtung durchlaufen wurde, kümmern Sie sich am besten gleich um die Datensicherung Ihrer IT-Dokumentation. Die Docusnap Datenbank und die verwendete Dateiablage am Fileserver muss kontinuierlich geschützt werden. Richten Sie sich dabei auch nach Ihren Datensicherungsrichtlinien. Machen Sie es am besten zeitnah nach der Installation der Software, dann vergessen Sie es später nicht. Dabei sollten Sie folgenden Aspekt berücksichtigen: Wann benötigen Sie diese Daten am dringendsten? Im Notfall.
Die Datensicherung Ihrer IT-Dokumentation besteht aus zwei Inhalten:
- Docusnap Datenbank am SQL-Server
- zentrales Ablageverzeichnis am Fileserver
Datensicherung unter Notfallgesichtspunkten einrichten
Deshalb wählen Sie die Speicherorte für die Datensicherung so, dass die Daten auch im Notfall verfügbar sind. Bei Bedarf muss Sie der Backup-Administrator dabei unterstützen und die Anforderung umsetzen. Erstellen Sie am besten zwei getrennte Sicherungsaufträge. Einen für normale Sicherungen im Tagesgeschäft. Denn gelöscht ist schnell, kann ja mal vorkommen. Die andere Sicherung erstellen Sie für die notwendige Verfügbarkeit im Notfall. Vielleicht haben Sie bereits entsprechende Sicherungsjobs für Ihr ERP System oder Ihre Warenwirtschaft? Dann hängen Sie die Sicherung Ihrer IT-Dokumentation dort einfach mit an. Denn im Notfall wird sich die IT-Dokumentation als besonders wertvoll erweisen. Natürlich können Sie alle Berichte im Bedarfsfall neu erstellen, aber die Arbeit können Sie sich auch schenken. Ferner wäre die ganze Historie verschwunden. Und sich die Inventardaten neu zu holen, macht in dem Moment keinen Sinn, denn es werden ja gerade die Daten vor dem Eintreten des Notfalls benötigt.
Ein besonderes Augenmerk verdient die Sicherung der crypt-Datei. Diese wird von Docusnap bei der Aktivierung der Passwortfunktion erstellt. Achtung! Diese crypt-Datei ist einmalig und kann nicht reproduziert werden. Sie können diese nicht ein zweites Mal erstellen! Ist sie verloren, haben Sie keinen Zugriff mehr auf die dokumentierten Passwörter. Speichern Sie sich diese Datei deshalb sicherheitshalber auch noch mindestens einmal an einem anderen Speicherort ab. Legen Sie diesen Datenträger in den Tresor. Vielleicht haben Sie sogar ein Bankschließfach zur Verfügung auf das Sie zurückgreifen können? Erstellen Sie auf jeden Fall weitere Sicherungen dieser Datei. Verwenden Sie Ihre vorhandenen Möglichkeiten. Das kostet kein Geld und die Absicherung gegen Datenverlust ist es wert.
Der Verlust der crypt-Datei wäre eine Katastrophe. Trotzdem sollten Sie auf diese Funktion des Passwortspeichers nicht verzichten. Die Vorteile dieser Funktionalität sind groß, die Nachteile lassen sich durch eine vernünftige Planung hinlänglich eindämmen bzw. eliminieren.
