Bevor Sie mit der Installation der Software Docusnap beginnen:
- Erstellen Sie am Fileserver einen neuen Ordner zur Ablage der Dokumente für Ihre IT-Dokumentation.
- Definieren Sie einen separaten Benutzer für die SQL Datenbank.
Zentrale Dateiablage für Ihre IT-Dokumentation
Jeder Anwender, der später die Software Docusnap verwenden soll, muss Zugriff auf die Dateiablage erhalten. In diesem Verzeichnis werden die aus Docusnap erstellten IT-Konzepte und Berichte abgelegt, Konfigurations- und Teameinstellungen, die crypt-Datei für den Passwortspeicher und die Lizenzdatei für die Docusnap Software gespeichert. Überdenken Sie die Schreib-und Lesezugriffe für diesen zentralen Ordner. Wenden Sie bitte auch hier wieder das „Need-to-Know-Prinzip“ an. In der Folge könnten Sie dort auch die digitalisierten Lizenz- und Vertragsdokumente speichern. Dies hängt aber vom allgemeinen Aufbau Ihrer Filestruktur und Ihren Richtlinien zur Datenspeicherung ab. Legen Sie nach Möglichkeit alles an einer zentralen Stelle, dann haben Sie es später mit der Datensicherung Ihrer IT-Dokumentation leichter.
Datenbankserver für die Docusnap Datenbank
Für die Datenbank, die während der Docusnap Grundeinrichtung erstellt wird, können Sie einen vorhandenen SQL Server verwenden. Verzichten Sie nach Möglichkeit bitte darauf eine Access Datenbank zu verwenden. Haben Sie keinen Microsoft SQL Server im Einsatz, dann können Sie von der Microsoft Homepage auch die kostenlose Express-Variante herunterladen. Für die Datenbank legen Sie bitte einen expliziten Datenbankbenutzer an. Sie sollten die Datenbank auf keinen Fall mit dem SQL-Standardaccount ‚sa‘ verbinden. Diesen Account verwenden Sie bitte nur für administrative Tätigkeiten, nicht für operative Arbeiten. Statt eines Datenbankbenutzers können Sie sich auch – falls vorhanden – einen Account im Verzeichnisdienst Active Directory erstellen und diesen verwenden. Hier richten Sie sich bitte an eventuell bestehende Richtlinien in Ihrem Unternehmen.
Bei der Erstellung des Ordners auf dem Fileserver und der Datenbank am SQL-Server sollten Sie den zukünftigen benötigten Speicherplatz berücksichtigen. Abhängig von der später gewählten Speichertiefe für Inventarisierungen und dem Umfang der Dokumentation kann hier ein großer Bedarf an Speicherplatz entstehen. Dieser kann beim Fileserver mehrere Gigabyte groß werden. Sollten Sie die Speicherpfade später wechseln wollen, dann kann dies in der Einrichtung von Docusnap leicht angepasst werden. Alle Einstellungen können später in den Optionen angepasst werden. Damit kann Ihre IT-Dokumentation wachsen, so wie auch Ihr Business wächst.
