Die Inventarisierung und Dokumentation der IT von Unternehmen ist für Lizenzaudits, die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern oder die Erstellung von Notfallplänen unerlässlich. Auch wenn Sie bereits eine IT-Dokumentationssoftware wie Docusnap erworben haben, kann es dennoch sein, dass das Wissen über deren Einsatz und die Vorteile etwas in die Jahre gekommen ist. Dies kann daran liegen, dass die Software seit längerer Zeit gar nicht mehr verwendet wird oder durch das Tagesgeschäft in Vergessenheit geraten ist. Zudem kann auch der Wegfall des federführenden Kollegen, der am besten mit Docusnap vertraut ist, zu Know-how-Verlust und somit zu Problemen bei der Verwendung führen.
Spätestens wenn dann ein Audit oder eine Zertifizierung ins Haus steht, fangen die Alarmglocken zu schrillen an. Dafür ist eine regelmäßige und vollständige Dokumentation der Unternehmens-IT unabdingbar. Auch in anderen Fällen können wiederkehrende Analysen und Auswertungen benötigt werden. Damit kann beispielsweise verhindert werden, dass Mitarbeiter erstmal im Dunkeln tappen, wenn ein Kollege längerfristig durch Krankheit ausfällt oder aus der Firma ausscheidet.
Aber keine Sorge: Der Wiedereinstieg in Docusnap ist kein Hexenwerk!
Der sogenannte Docusnap-Lifecycle gilt auch für den Wiedereinstieg in die Software. Schauen wir uns die einzelnen Schritte mal genauer an:
1. Schritt: Die Konfiguration von Docusnap prüfen
Im ersten Schritt des Lifecycle wird die Konfiguration der Software geprüft. Das heißt konkret, dass folgende Fragen beantwortet werden müssen:
Läuft der Docusnap Serverdienst?
Sind die eingerichteten Docusnap Discovery Services verfügbar?
Für diese Punkte gibt es auf unserer Homepage im Support-Bereich auch entsprechende HowTos, die Sie bei der Beantwortung dieser Fragen unterstützen können.
2. Schritt: Die Inventarisierungen prüfen
Als nächstes folgt die Prüfung der Inventarisierungen in Docusnap mittels Berichten. Es wird geprüft, welche Systeme in Docusnap vorhanden sind, ob die bereits vorhandenen den vollständigen Bestand an Systemen darstellen und ob zu ebendiesen Systemen auch aktuelle Daten verfügbar sind. In diesem Zuge ist es auch sinnvoll, sich die bereits angelegten Inventarisierungsjobs im Hinblick auf Vollständigkeit, Regelmäßigkeit und Durchführbarkeit anzuschauen. Grundsätzlich ist hierzu anzumerken, dass man nun die Inventarisierungen häufiger durchführen sollte, um schneller wieder einen möglichst aktuellen Stand in Docusnap zu haben. Unvollständige Daten in der Datenbank führen ansonsten dazu, dass eine Dokumentation nicht wirklich möglich ist.
3. Schritt: Den aktuellen Datenbestand prüfen
Nachdem der aktuelle Stand in Docusnap hergestellt wurde, gilt es, alte, nicht mehr vorhandene oder verfügbare Systeme und sonstige Inventarisierungen aus Docusnap zu löschen. Beispielsweise ist beim Thema Lizenzmanagement unabdingbar, über eine aktuelle und stimmige Anzahl von Systemen im Bilde zu sein. Damit wird verhindert, dass es aufgrund der Lizenzierung von zu wenigen oder zu vielen Systemen zu einer Unter- bzw. einer Überlizenzierung kommt. Im zweiten Fall wären diese Systeme gar nicht mehr vorhanden und somit würden unnötig Lizenzen gekauft werden. Fehlen hingegen Systeme, muss der Grund dafür gefunden werden und infolgedessen die Voraussetzungen für eine Inventarisierung aller Systeme geschaffen werden.
4. Schritt: Die Dokumentation vervollständigen
Wenn der Datenbestand geprüft und aufgeräumt wurde, kann nun mit der Dokumentation begonnen werden. Das heißt, die Informationen, die mittels Inventarisierung erfasst wurden, müssen nun vervollständigt werden. Diese Infos können beispielsweise organisatorischer Natur sein (z. B. Funktionen und Ansprechpartner von Systemen, Ansprechpartner von Applikationen, Vertragsinformationen usw.). Mit Konzepten oder dem regelmäßigen Export von Berichten, Datenblättern und Plänen können diese Informationen auch außerhalb von Docusnap zur Verfügung gestellt werden.
Jetzt sind Sie (wieder) im Normalbetrieb von Docusnap angekommen.
5. Schritt: Die Netzwerkumgebung analysieren
Nun können die aus der Inventarisierung und Dokumentation gewonnenen Erkenntnisse analysiert und daraus Maßnahmen für Ihre IT-Landschaft abgeleitet werden. Beispielsweise können Sie die IT-Sicherheit überprüfen, indem Sie mithilfe von Berechtigungsanalysen feststellen, wer auf welche Daten Zugriff hat. Auch für das Lizenzmanagement sind die gewonnen Daten unabdingbar.
6. Schritt: Den Datenbestand pflegen
Der letzte Schritt ist die Pflege des Datenbestands. Dies ist ein fortlaufender Prozess und besteht unter anderem daraus, Geräte aus Docusnap zu entfernen, die nicht mehr verwendet werden und im Gegenzug Systeme oder Geräte hinzuzufügen, die neu in die Firma gekommen sind.
Mit Hilfe dieser Schritte fällt Ihnen die Reaktivierung von Docusnap sicher nicht schwer. Detaillierte Informationen erhalten Sie in unserem Webinar. Auf unserer Homepage finden Sie unter Support in unserer Knowledge Base eine Vielzahl an hilfreichen HowTos zu verschiedenen Themen, die Sie bei der Verwendung von Docusnap unterstützen.
Sie haben Fragen zur Software und benötigen Hilfe? Wenden Sie sich jederzeit an support@docusnap.com, wir helfen Ihnen gerne weiter.
Bei Fragen zu Lizenzen oder Wartungsverträgen hilft Ihnen unser Vertriebsteam unter info@docusnap.com.
