IT-Administratoren sind oft langjährige Mitarbeiter, die sich über Jahre hinweg um den Erhalt der Sicherheit und den Ausbau der internen IT-Netzwerke sorgen. Dass sich dabei neben dem allgemeinen Fachwissen auch eine große Menge an individueller Erfahrung rund um die speziellen IT-Anlagen des Unternehmens gebildet hat, liegt auf der Hand.
Fachkräfte mit spezifischen Erfahrungen der betrieblichen IT-Struktur sind natürlich ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Und jeder Chef kann sich glücklich schätzen, wenn er sich auf so eine Person verlassen kann. Aber was passiert, wenn diese Person plötzlich nicht mehr greifbar ist? So mag ein Urlaub zwar noch planbar sein, doch ein längerer Ausfall durch eine Krankheit kann auch heutzutage niemand ausschließen. Mit schlimmeren Szenarien, die eine längere oder permanente Abwesenheit zur Folge haben, wollen wir gar nicht erst anfangen.
Es müssen aber nicht nur unvorhersehbare Unglücksfälle eintreten. Ebenso kann es passieren, dass der langjährige IT-Mitarbeiter das Unternehmen auf eigenen Wunsch verlässt. Auch hier trifft es vor allem den Arbeitgeber hart, da er in der Regel kaum genug Zeit hat, adäquaten Ersatz zu finden. Insbesondere dann, wenn damit ein enormer Wissensabfluss einhergeht.
Keine IT-Dokumentation vorhanden?
Die Erfahrung und Vertrautheit mit dem Unternehmen kann natürlich nicht einfach auf andere oder neue Mitarbeiter übertragen werden. Auch bei den technischen Gegebenheiten ist es kein Spaziergang für die Ersatzperson oder den Nachfolger. Denn jedes Netzwerk hat seine eigene Geschichte und ist immer individuell auf das Unternehmen abgestimmt.
Mangelt es hier an einer professionellen IT-Dokumentation, begibt sich der neue IT-Administrator unweigerlich auf eine abenteuerliche Reise durch das interne IT-Netzwerk. Standardmäßig tauchen hier unweigerlich viele Fragen auf:
- Welche Geräte sind im Einsatz?
- Wie sieht es um die aktuelle Sicherheit im IT-Netzwerk aus?
- Waren gerade wichtige Projekte am Laufen?
- Wer hat die Zugangsdaten und Passwörter für die einzelnen Systeme und Komponenten?
- Gibt es einen Netzwerkplan?
- Wie sieht es mit der aktuellen Lizenzierung aus?
- Was tun wir bei einem IT-Ausfall?
- Welche Abhängigkeiten bestehen zwischen den einzelnen Systemen und Geräten?
Diese Liste lässt sich beliebig erweitern, denn je nach Umfang der Übergabe durch den Vorgänger steht und fällt die reibungslose Anfangsphase des Nachfolgers.
Unvollständige Übergabe und die Folgen
Wie bereits erwähnt, ist die Zeitphase der Übergabe vom bisherigen IT-Verantwortlichen bzw. IT-Administrator an den Nachfolger meistens relativ kurz. Die Folge davon ist ein unvollständiger Wissenstransfer, was die interne IT-Landschaft, das IT-Sicherheitskonzept und vor allem auch das IT-Notfall-Management betrifft. Hier wartet nicht nur eine Menge Arbeit auf den neuen IT-Verantwortlichen, sondern es lauern im wahrsten Sinne des Wortes viele Gefahren für das gesamte Unternehmen.
Bei einem Ausfall von IT-Komponenten kann es unter Umständen zu einem großen finanziellen Schaden kommen, wenn dieser nicht in möglichst kurzer Zeit behoben wird. Auch bei, oftmals in kurzen Abständen, wichtigen Sicherheitsupdates der internen Systeme, wie es zum Beispiel Microsoft Exchange schon mehrmals bewiesen hat, kann es zu unvorhergesehenen Sicherheitsproblemen kommen. Vor allem, wenn Systeme betroffen sind, von deren Existenz sich der neue Mitarbeiter gar nicht bewusst ist.
Mit viel Glück ist die Übergabe gut und ausreichend professionell verlaufen. Und noch mehr “Dusel” hat das gesamte Unternehmen, wenn in dem Zeitraum, in dem sich der neue IT-Administrator mit den Systemen und dem IT-Netzwerk vertraut macht, nichts passiert.
Auf Glück verlassen oder gleich professionell an die Sache herangehen?
Klar gibt es Unternehmungen, die auf Glück setzen. Casinos und staatliche Lotterien zum Beispiel. Aber natürlich gilt das nur für deren Geschäftsmodell. Denn in diesen und auch in den meisten anderen Unternehmen wird man sich kaum auf Glück und Wahrscheinlichkeiten verlassen wollen, wenn es um die eigene IT geht. Leider sieht es in der Praxis aber oftmals genauso aus.
Im IT-Bereich stehen Veränderungen an Geräten, Strukturen und der eingesetzten Software an der Tagesordnung. Diese Veränderungen sollten nicht einfach so durchgeführt werden, sondern in jedem Fall in einer guten und professionellen IT-Dokumentation Eingang finden.
Wichtig dabei ist, dass die IT-Dokumentation nicht nur eine Beschreibung der Veränderungen enthält, sondern auch eine komplette Übersicht über alle Geräte im Netzwerk sowie über die eingesetzte Software bietet. Dabei helfen in der Regel die von der IT-Dokumentation zur Verfügung gestellten Listen und hoffentlich auch individuell anpassbare Berichte. Wenn dann noch zusätzliche Features, wie zum Beispiel eine umfassende Lizenzverwaltung, individuelle Informationseingaben zu einzelnen Komponenten, Ausgaben von Netzwerk- und Notfallplänen und vor allem eine automatische und regelmäßige Aktualisierung dieser mit dabei sind, dann ist bereits eine professionelle IT-Dokumentation im Einsatz.
Docusnap als IT-Dokumentationslösung
Docusnap verfügt über automatisierte Mechanismen, die selbständig in individuell definierbaren Abständen sämtliche Hard- und Software im eigenen IT-Netzwerk inventarisiert und in einer zentralen Datenbank abspeichert. Nur damit ist es möglich, auch für interne Zwecke wichtige Dokumente, wie ein Notfallhandbuch oder einen Netzwerkplan, mit stets aktuellen Daten anzeigen und auf gewünschte Weise ausgeben zu lassen.
Als weiteres und wichtiges Feature kann Docusnap auf ein Benutzer-Management zugreifen. Damit erlaubt es unterschiedlichen Benutzern, auf die für sie vorgesehenen Berichte zuzugreifen. So kann sich zum Beispiel der Sicherheitsbeauftragte Informationen für seinen Bereich beschaffen, ohne die IT-Abteilung zu involvieren. Dabei kann er sich trotzdem darauf verlassen, dass er auf aktuelle Daten aus einer zuverlässigen Quelle zugreifen kann.
In jedem Fall wird hier das notwendige Wissen über Struktur und Aufbau der IT-Netzwerkes, der eingesetzten Komponenten, der vorhandenen Software und auch über die Verwaltung der Kennwörter der Serversysteme auf eine einfache, aber sichere Weise den Verantwortlichen zugänglich gemacht. Damit ist eine Übernahme der IT-Verantwortlichkeit durch einen neuen IT-Administrator oder für einen externen IT-Dienstleister möglich.
Fazit
Viele der Vorgänge, die in einer professionellen Dokumentationssoftware vorhanden sind, sind die Grundlage für eine zuverlässige Weitergabe von wichtigen Informationen aus dem eigenen IT-Netzwerk. Damit alle informationsberechtigten Personen sowohl aktuelle als auch nur für sie vorgesehene Informationen erhalten und dabei der personelle und zeitliche Aufwand möglichst geringgehalten werden kann, bietet sich eine professionelle Lösung wie Docusnap an.
Wenn Sie Docusnap gerne selber testen möchten, bieten wir Ihnen die Softwarelösung unter www.docusnap.com für 30 Tage kostenlos an. Damit haben Sie genug Zeit, um sich von den Vorteilen zu überzeugen. Sie haben noch Fragen dazu? Auch das ist kein Problem! Unser professionelles Support-Team bietet Ihnen auch in der kostenlosen Phase die volle Unterstützung an.
Bei Fragen zum Erwerb hilft Ihnen außerdem gerne unser freundliches Vertriebsteam weiter.
