Ein Bild sagt mehr als tausend Worte
Das gilt auch für Ihre IT-Dokumentation. Oder gerade dafür. Anstatt viele Zeilen Text zu schreiben, kann ein einziges Schaubild in Form eines Netzwerkplans eine Information viel leichter und besser transportieren. Warum sind grafische Übersichten so wichtig? Im Fehlerfall hat die IT andere Sachen zu tun als sich in Ruhe hinzusetzen und eine technische Beschreibung durchzulesen. Und das nächste Problem folgt an dieser Stelle auch schon. Ob die Beschreibung in dem Dokument überhaupt aktuell ist, das weiß man erst hinterher. Wurde denn mit jeder Änderung an einem System auch die Dokumentation aktualisiert? Keine schöne Situation für den Verantwortlichen.
Einfacher wird es da natürlich, wenn man ständig auf aktuelle Netzwerkpläne zurückgreifen kann. Im Anlagen- und Maschinenbau ist es üblich, dass zu einer Dokumentation auch Schalt- und Konstruktionspläne gehören. Technische Zeichner sind gefragt wie eh und je. Oder möchte jemand die Funktionsweise einer Anlagensteuerung und deren Verdrahtung etwa in Textform verfassen? Für alles gibt es spezielle Software, auch für IT-Netzwerkpläne. Man muss nicht mehr mit Tuschefüller auf speziellem Zeichenpapier zeichnen und bei Fehlern mit einer Rasierklinge die Zeichnung korrigieren. Diese Zeiten sind vorbei.
Grafische Übersichten gehören in jede gute IT-Dokumentation
Genauso verhält es sich bei einer IT-Dokumentation. Bereichern Sie ihre Handbücher um grafische Übersichtspläne. Haben Sie viel Zeit in die Erstellung eines IT Service Catalogs investiert, dann fügen Sie doch einfach zu jedem Service ein erklärendes Schaubild hinzu. In diesen werden alle benötigten IT-Systeme und deren Abhängigkeiten für diesen einen Service abgebildet. Ein Blick genügt und jeder Techniker, der mit der Materie vertraut ist, wird die Funktionsweise schneller verstehen und kann früher mit einer Problemlösung beginnen. Wird für eine Wiederherstellung oder eine Fehleranalyse Fremdpersonal benötigt, weil der eigene Administrator nicht verfügbar ist, kann hier wertvolle Zeit eingespart werden.
Für die Erstellung von Netzwerkplänen sollen Sie natürlich keine separate Ausbildung zum technischen Zeichner durchlaufen müssen. Nutzen Sie vorrangig bestehende Softwaretools in Ihrem Unternehmen. Haben Sie bereits das Dokumentationstool Docusnap im Einsatz, können Sie über das Modul der IT-Beziehungen auf einfache Weise Netzwerkpläne erstellen. Dazu greifen Sie auf die Inventardaten Ihrer CMDB zurück. Ändern sich Informationen zu einem inventarisierten IT-System, kann die Software den jeweiligen Wiederanlaufplan automatisch aktualisieren. Den Plan können Sie sich dann auch als PDF-Dokument im Filesystem abspeichern und auf diesen zugreifen bzw. Dritten zugänglich machen. Sogar diese Dateien können über die Auftragsverwaltung von Docusnap ständig im Hintergrund aktuell gehalten werden.
Fertige Vorlagen für viele Netzwerkpläne gehören zum Lieferumfang von Docusnap. Das reduziert den Aufwand für die Erstellung vieler Netzwerkpläne. Diese können nach einer vollständigen Inventarisierung Ihres Netzwerks auf Knopfdruck erstellt werden und sollten Bestandteil jeder (guten) IT-Dokumentation sein.
‘‘IT-Dokumentation kann auch Spaß machen.“
