Ein oftmals unterschätztes Potential liegt in der Dokumentation von Wartungsarbeiten. Egal, ob direkt an IT-Systemen oder den Geräten, die für eine funktionierende IT-Landschaft unerlässlich sind. Dazu zählen mindestens die Energieversorgung und die Klimatechnik. Wartungsarbeiten müssen regelmäßig durchgeführt werden und nachvollziehbar und vollständig dokumentiert werden.
Wartungen können die Systemverfügbarkeit beeinflussen
Möchten Sie die Verfügbarkeit Ihrer IT-Landschaft berechnen, so benötigen Sie dafür umfangreiche Informationen. Für die Berechnung der Downtime bzw. Uptime der IT-Systeme müssen auch Wartungsarbeiten berücksichtigt werden. Aber wie lange haben denn Wartungen in der Vergangenheit gedauert? Wurden diese ordentlich erfasst? Denn dann muss man ja nur nachlesen und kann direkt mit der Auswertung beginnen. Damit kann man seine Schätzungen mit tatsächlichen Werten untermauern.
Wartungen können natürlich auch eine Abschaltung von IT-Systemen bedingen. Das ist zunächst einmal schlecht, denn damit wird die Verfügbarkeit verringert. Auf der anderen Seite werden ordentlich gewartete Systeme (vermutlich) zuverlässiger laufen. Die Eintrittswahrscheinlichkeit eines ungewollten Ausfalls wird mit regelmäßiger Wartung verringert. Außerdem sind diese im Allgemeinen mit höheren Kosten verbunden als geplante Wartungsarbeiten. Vor allem weil diese häufig nachts oder an Wochenenden auftreten. Warum auch immer das so ist.
Dokumentation von Wartungsmaßnahmen
Wie immer sollten Sie Wartungsmaßnahmen vorrangig mit dem System dokumentieren, welches bei Ihnen bereits im Einsatz ist. Sie können die Aufgabenfunktion in Ihrer Email-Software verwenden oder eine einfache Excel-Tabelle pflegen. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass darüber die Zuordnung zu IT-Systemen oder Diensten schwer fällt. Haben Sie das Dokumentationstool Docusnap im Einsatz, können Sie über die Kommentarfunktion der Software Wartungsarbeiten je IT-Systemen hinterlegen. Damit erreichen Sie eine optimale Nachvollziehbarkeit der Tätigkeiten. Sie können über ein System auf Wartungsarbeiten zugreifen oder sich über eine Liste einen schnellen Gesamtüberblick verschaffen.
Haben Sie ein Ticketsystem im Einsatz, so können Sie auch für jede anstehende bzw. durchgeführte Wartung ein Ticket erstellen. Diese sollten den jeweiligen IT-Systemen zugeordnet werden können. Vor allem ein strukturierter Change Prozess hilft hier weiter. Auch bei der Kommunikation innerhalb der Abteilung und dem gesamten Unternehmen. Schließlich sollten alle Kollegen über eventuelle Beeinträchtigungen in der Verfügbarkeit von IT-Systemen informiert werden. Andersherum kann es ja auch mal passieren, dass vergessen wird ein System von einem Techniker überprüfen zu lassen. Damit erhöht sich aber die Eintrittswahrscheinlichkeit für einen Ausfall. Mit einer ordentlichen Vorplanung der Maßnahmen erreichen Sie einen optimalen Wartungsprozess.
Scannen Sie die Wartungsberichte und hinterlegen Sie diese direkt in der Dokumentation. Das Original können Sie natürlich zusätzlich aufbewahren, verbleibt aber doch meist bei der Rechnung in der Buchhaltung. Damit ersparen Sie sich außerdem eine Fotokopie und die Papierablage. Auf jeden Fall müssen Wartungsnachweise ordentlich hinterlegt werden. Gerade für zertifizierte Unternehmen ist dies sowieso ein absolutes Muss.
Haben Sie ein Notstromaggregat im Einsatz, so sollte ein monatlicher Testlauf zum Standard gehören. Erstellen Sie einfach einen Wartungsplan in einer Tabellenkalkulation Ihrer Wahl. Haben Sie ein Ticketsystem im Einsatz, prüfen Sie ob ein Ticket nach einer Vorlage zeitgesteuert neu generiert werden kann. Damit erreichen Sie eine Trennung der Wartungsaufgabe von einer bestimmten Person. Nun müssen Sie nur noch dafür Sorge tragen, dass mehrere Personen in der Wartungstätigkeit unterwiesen werden. Schon ist die Durchführung der Wartung besser und sicherer geregelt, als wenn es nur an einer Person hängt. Dieses Prinzip können Sie natürlich auf fast alle Systeme anwenden.
Behalten Sie Ihre Kosten im Griff
Wissen Sie genau wieviel Budget Sie im Jahr für Wartung einplanen müssen? In Zukunft könnten Sie es leichter auswerten. Nicht nur insgesamt, das könnte Ihnen auch die Buchhaltung sagen. Geht ein Gerät dann doch einmal kaputt, muss eine Entscheidung getroffen werden. Soll ein System repariert oder besser ausgetauscht und neu angeschafft werden? Um dies entscheiden zu können, brauchen Sie Informationen ob und zu welchen Kosten ein System vielleicht schon mal repariert wurde. Sind Sie alleine in der IT-Abteilung, dann fällt Ihnen das sicherlich leichter abzuschätzen. Es lief ja alles über Ihren Schreibtisch. Kümmern sich jedoch verschiedene Kollegen darum oder sind Sie als Verantwortlicher gerade nicht verfügbar, muss eine solche Entscheidung von jemand anderem getroffen werden.
Dazu wird eine ausführliche Dokumentation von Wartungsarbeiten benötigt.
