Informationen an die Geschäftsführung zu liefern, ist seit jeher eine wichtige Aufgabe der IT-Verantwortlichen. Doch wurde früher der Informationsfluss meist von „oben“ und in unterschiedlichen Zeitintervallen angestoßen, werden heute in vielen Bereichen regelmäßige Statusberichte gefordert. Solche Abgabetermine sind auch für viele ISO-/DIN-Zertifizierungen obligatorisch. Daher sollte man trotz allgemein hoher Auslastung in den IT-Abteilungen immer einen Weg finden, sich zeitgerecht und akribisch genau um die Sache zu kümmern.
Heute zeigen wir Ihnen, wie nie wieder das Versenden eines regelmäßigen Statusberichts an das Management vergessen werden kann.
Der Wandel der IT-Berichterstattung im Laufe der Jahre
Sind Sie schon länger im IT-Administratorengeschäft? Vielleicht haben Sie so wie ich Ihre ersten Erfahrungen mit professionellen IT-Netzwerken auch Anfang der 90er Jahre gemacht. Wenn wir uns an diese, ich möchte fast sagen, glückselige Zeit zurückerinnern, standen ganz andere Probleme an der Tagesordnung als heute. Internetzugänge gab es, wenn überhaupt, nur für die Chefetage oder maximal für einen Abteilungsleiter. Ja, früher hießen solche Personen noch Abteilungsleiter, heute lautet die Bezeichnung in den meisten Fällen Teamleiter. Auch ein E-Mail-Account war nur für eine kleine Gruppe von Auserwählten zugänglich.
Aus heutiger Sicht waren auch die Bedrohungen deutlich kleiner. Aber es gab sie. Und auch die Abhilfe. Ich kann mich noch gut erinnern, wie wir aus den Arbeitsplatzrechnern sämtliche Diskettenlaufwerke ausbauen mussten, um uns effektiv vor feindlichen Virenangriffen zu schützen. Und die Bedrohung aus dem Internet? Aus dem was? Anfang der 90er kein Thema. Hacker waren damals noch richtige Naturburschen, die im Wald das Holz geschlagen haben.
Egal, wie die „Sicherheitsmaßnahmen“ von damals auch ausgesehen hatten. In den meisten Fällen reichte dann ein an den Geschäftsführer persönlich gerichtetes „Ok!“ oder „Ist fertig!“ als Abschlussbericht. Standen sich der IT-Administrator und der Chef auch privat auf einer Ebene gegenüber, galt auch ein „Mach dir keine Sorgen, ich hab‘ das im Griff“ als ein akzeptierter Statusbericht.
Die Sache mit der IT-Verantwortung
Wer jetzt ein kleines Schmunzeln im Gesicht hat und sich an die guten, alten Zeiten erinnert, dem kommen sicher auch gleich wieder die Tränen, wenn man an das Hier und Heute denkt. Nicht nur, dass Unternehmen heute praktisch rund um die Uhr Angriffen aus aller Welt ausgesetzt sind. Es sind auch die Schutzmaßnahmen, die für den sicheren Betrieb einer IT-Anlage nötig sind, zu einem ungeheuren und finanziell sehr aufwändigen Unterfangen herangewachsen.
IT-Sicherheit ist kein Hausbau
Nun gut, die Gefahren sind größtenteils bekannt. Zumindest sollte es den IT-Verantwortlichen kein Stirnrunzeln verursachen, wenn von DDOS-Attacken oder Bot-Netzen die Rede ist. Oder wenn wieder einmal von einer Zero-Day-Lücke oder kritischem Exploit in den Medien gewarnt wird.
Um eine IT-Sicherheit zu gewährleisten, unterliegen die Sicherheitsmaßnahmen einer ständigen Veränderung. Anders als beim Hausbau, der irgendwann abgeschlossen ist – obwohl mich mein Kollege gerade eines Besseren belehrt – ein privater Hausbau ist NIEMALS abgeschlossen.
Eine agile IT-Abteilung hat aber die meisten Gefahren gut im Griff. Schnell zu reagieren ist eben keine Hexerei, sondern erfordert „nur“ eine gewisse Aufmerksamkeit bei den aktuellen Sicherheitsthemen. Die Konsequenzen dieser Aufmerksamkeit liegen dann in ständigen Updates, Umbauten, Erneuerungen oder Neuanschaffungen von Sicherheitsequipment.
Die Krux mit den Veränderungen
Wie schon weiter oben beschrieben unterliegen IT-Abteilungen heute nicht mehr nur den fachlichen IT-Aufgaben, sondern stehen innerhalb des Unternehmens auch für die IT-Sicherheit gerade. Nach außen hin beziehungsweise für den Gesetzgeber steht allerdings die Geschäftsführung im Rampenlicht. Und passieren nun „Unfälle“, wie zum Beispiel die Verletzung der DSGVO-Richtline, dann hält eben genau dieser Geschäftsführer den Kopf hin.
Die Folge ist natürlich, dass von der Geschäftsführung eine lückenlose Berichtserstattung in regelmäßigen und relativ kurzen Abständen gefordert wird. Der monatliche IT-Sicherheitsbericht, der allgemeine Statusbericht, die Netzwerk-Übersicht. Es gibt verschiedenste Varianten, mit denen der IT-Verantwortliche die Geschäftsführung beglücken darf.
Regelmäßig einen Bericht zu erstellen, ist schon eine anspruchsvolle Aufgabe. Denn der Aufwand zwackt natürlich etwas von der Zeit ab, die die täglichen IT-Aufgaben schon belegen. Zur wahren Sisyphusarbeit artet es dann aber aus, wenn man in relativ kurzen Zeiträumen über ein sich ständig änderndes Netzwerk berichten muss. Kurz, bevor man alle relevanten Daten zusammen hat, ändert sich wieder etwas.
Der vollautomatische und stets aktuelle monatliche IT-Bericht
Würden wir unseren Finger in diese klaffende Wunde drücken, wenn wir nicht einen besseren Weg kennen würden? Nein, würden wir natürlich nicht.
Das Geheimnis liegt zum einen darin, dass sämtliche Netzwerkstrukturen, Geräte und Softwarestände inklusive der Serverbetriebssysteme akribisch genau und mit allen möglichen Informationen automatisch in einer zentralen Datenbank aufgenommen werden. Zum anderen müssen diese Daten auch stets auf aktuellem Stand gehalten werden. Ebenfalls automatisch und in einstellbaren Intervallen. Eine professionelle Dokumentationssoftware wie Docusnap bietet genau das.
Allein damit muss man sich nicht mehr selbst um die Veränderungen und Dokumentationen im Netzwerk kümmern. Mit den integrierten, angepassten oder selbst neu erstellten Berichten ist der Informationsfluss in alle Richtung bereits ein Kinderspiel.
Man sollte zwar meinen, dass in Pandemie-Zeiten das Thema Selbstabholung deutlich mehr Akzeptanz bekommen hat, jedoch möchten aus organisatorischen Gründen andere Abteilungen oder Vorgesetzte lieber den IT-Lieferservice in Anspruch nehmen. Voilá, auch das ist kein Problem.
Automatische IT-Berichtserstattung mit Docusnap
Mit Docusnap haben Sie all diese Möglichkeiten zur Auswahl. Ist die IT-Abteilung verpflichtet, einen regelmäßigen IT-Bericht zeitgerecht zu liefern, kann man dies mit der professionellen Dokumentationssoftware Docusnap leicht durchführen. Einmal eingerichtet, lassen sich beliebige Berichte automatisch und wiederkehrend per E-Mail an frei definierbare Empfänger schicken. Das klappt sowohl mit einzelnen Adressen oder mit ganzen Empfängergruppen.
Dafür muss nur die automatische Verteilung konfiguriert werden. Wie einfach und schnell dies geht, zeigen wir Ihnen in unserem kurzen Video:
Der IT-Verantwortung professionell entgegentreten
Wie man sieht, gibt es immer einen schweren oder einen besseren Weg. Mit Docusnap gehen Sie den besseren Weg. Dauerhaft weniger Aufwand, vor allem aber ein stets aktueller IT-Inventarbestand, machen das Leben mit der IT-Verantwortung um einiges angenehmer.
Wer noch kein Docusnap in Verwendung hat, kann auf unserer Webseite eine kostenlose 30-Tage-Testversion herunterladen. Und bei Bedarf steht Ihnen sogar in der kostenlosen Testphase bereits unser professioneller Support mit Rat und Tat gerne zur Verfügung – ebenfalls kostenlos.
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