Das Wichtigste in Kürze:
Ein Lizenzaudit zählt zu den unangenehmeren, aber regelmäßig auftretenden Ereignissen im IT-Alltag vieler Unternehmen. Doch mit der richtigen Vorbereitung und geeigneten Tools können IT-Verantwortliche nicht nur Risiken vermeiden, sondern aus einem Audit sogar wertvolle Erkenntnisse ziehen.
Was ist ein Lizenzaudit?
Ein Lizenzaudit ist eine Überprüfung durch einen Softwarehersteller oder einen autorisierten Partner, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen seine eingesetzten Softwareprodukte entsprechend der Lizenzbedingungen nutzt. Häufig betrifft dies Hersteller wie Microsoft, Oracle, Adobe oder SAP.
Ziel des Audits ist es, nicht lizenzkonforme Installationen oder Nutzungen aufzudecken. Bei Verstößen drohen nicht nur hohe Nachlizenzierungskosten, sondern auch vertragliche oder sogar rechtliche Konsequenzen.
Warum sind Lizenzaudits für IT-Abteilungen relevant?
Aus Sicht vieler IT-Manager ist ein Lizenzaudit zunächst eine zeitintensive, stressige Unterbrechung des regulären Betriebs. Die Ursachen für Lizenzabweichungen sind oft banal: fehlende Übersicht, unvollständige Dokumentation, Schatten-IT oder historisch gewachsene Infrastrukturen.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein mittelständisches Unternehmen mit mehreren Standorten wurde kurzfristig zu einem Microsoft Audit eingeladen. Die IT-Abteilung musste in wenigen Tagen Inventarlisten, Lizenznachweise und Nutzungsberichte zusammenstellen. Das Ergebnis: zahlreiche Altinstallationen und Testsysteme waren nicht sauber dokumentiert – es kam zu erheblichen Nachzahlungen.
Mit einem durchdachten Lizenzmanagement und geeigneten Tools lassen sich solche Szenarien vermeiden.
Vorbereitung ist alles: Ihre Checkliste für den Ernstfall
Ein erfolgreiches Lizenzaudit beginnt nicht erst mit der offiziellen Ankündigung, sondern mit der kontinuierlichen Pflege der IT-Dokumentation. Die folgende Checkliste zeigt, worauf IT-Verantwortliche achten sollten:
Checkliste für die Lizenz-Audit-Vorbereitung:
- Vollständige Software-Inventarisierung
- Welche Softwareprodukte sind im Einsatz?
- Auf welchen Geräten und Systemen sind sie installiert?
- Lizenznachweise zentral dokumentieren
- Kaufbelege, Verträge, Lizenzschlüssel und EULAs
- Lizenztypen und -modelle (z. B. User- vs. Device-Lizenzen)
- Verbrauch gegen vorhandene Lizenzen prüfen
- Überlizenzierung vermeiden – Unterlizenzierung verhindern
- Test- und Entwicklungssysteme kennzeichnen
- Sonst werden diese als produktiv gewertet
- Nicht mehr benötigte Installationen deinstallieren
- Auch inaktive Installationen können als Lizenzverstoß gewertet werden
- Verantwortlichkeiten intern klären
- Wer ist Ansprechpartner für Audits? Wer liefert welche Daten?
- IT-Dokumentation regelmäßig aktualisieren
- Mindestens quartalsweise, besser kontinuierlich
Risiken eines Lizenzaudits
- Hohe Nachlizenzierungskosten
- Vertragsstrafen oder rechtliche Schritte
- Imageverlust bei Kunden oder Partnern
- Erhöhter interner Aufwand und Ressourcenbindung
Chancen eines Audits
Trotz des Ernstes der Lage kann ein Audit auch positive Effekte mit sich bringen – vorausgesetzt, es wurde gut vorbereitet:
- Optimierung des Lizenzbestands
- Aufdeckung von Überlizenzierungen und Einsparpotenzialen
- Verbesserung der internen Prozesse und IT-Transparenz
- Basis für strategische Lizenzentscheidungen
Lizenzaudit: Weder Unter- noch Überlizenzierung erwünscht
Waren es früher meist überschaubare Lizenzierungsmodelle, so kann heute auch gerne eine Überlizenzierung auftreten. Also mehr Rechte, Programme zu nutzen, als wir vielleicht User haben.
Aber auch der klassisch-altmodische Grund, zu wenig Lizenzen zu haben, kann nach wie vor auftreten. Das passiert gerne bei Volumenlizenzierungen, bei denen nach wie vor nicht eine genaue Anzahl an Lizenzen erworben wird, sondern mittels „von – bis“ lizenziert werden. Virenscanner als Enterprise-Volumenlizenzen kommen mir da gleich in den Sinn.
Wie dem auch immer sei, aus Unternehmenssicht ist weder eine Unter- noch eine Überlizenzierung gewünscht. Wird bei einer Überlizenzierung schnell klar, dass man zu viel bezahlt, biegt man bei einer Unterlizenzierung schnell vom rechtmäßigen Weg ab und ist von da an von der Gutmütigkeit der Hersteller abhängig, wie sie damit umgehen. Bestenfalls werden Sie bei Bekanntwerden nur aufgefordert, die Lizenzen nachzukaufen.
Die Auskunftspflicht im Rahmen des Lizenzaudits
Spätestens bei einem Lizenz Audit steht der Verantwortliche dann nicht nur in der Schusslinie des Herstellers, sondern darf sich auch mit der Geschäftsführung auseinandersetzen und erklären, wieso zu viele Lizenzen bezahlt werden und warum dies niemand sieht. So oder so ist eine penible Überwachung und Auflistung der eingesetzten Lizenzen eine der grundlegendsten Aufgaben der IT-Verantwortlichen.
Keine Angst vor Lizenzaudits – dank Docusnap
Docusnap bietet mit seiner integrierten Lizenzverwaltung eine einfache Lösung für dieses Problem. Da mit Docusnap einzelnen Systemen Lizenzen zugewiesen werden können, sind Auswertungen über die entsprechenden Lizenzierungen dieser Systeme kein Problem und ein übersichtlicher Bericht schnell erstellt. Und wenn nicht gerade die Geschäftsführung eine komplette Auflistung aller eingesetzten Lizenzen anfordert, können Lizenzen natürlich auch nach Hersteller gruppiert werden. So verliert ein Lizenzaudit schnell seinen Schrecken, weil alle Lizenzen sofort verfügbar sind und grafisch dargestellt werden können.
Aber auch ohne eigenes Lizenzaudit hat es seine Vorteile, wenn man in Docusnap schnell eine Über- oder Unterlizenzierung sichtbar machen kann.
Wie einfach dies in Docusnap funktioniert, zeigen wir in unserem kurzen Video.
Zusatzinformationen
Hier finden Sie weitere Informationen
- Video-Tutorial: Lizenzmanagement mit Docusnap
- Lückenloses Lizenzmanagement Ihrer Software
- Stellen Sie eine korrekte Lizenzierung sicher
Fazit
Ein Lizenzaudit muss kein Schreckgespenst sein. Wer seine Hausaufgaben macht, profitiert langfristig – durch mehr Transparenz, Effizienz und Sicherheit in der IT. Mit der richtigen Vorbereitung und einem starken Tool wie Docusnap an Ihrer Seite sind Sie für jede Prüfung gewappnet.
Die nächsten Schritte:
Ein Lizenzaudit kommt oft überraschend und mit kurzer Vorlaufzeit. Umso wichtiger ist es, frühzeitig die Weichen zu stellen. Mit einer kontinuierlichen, automatisierten IT-Dokumentation schaffen Sie die Basis für ein erfolgreiches Lizenzmanagement – ganz gleich, ob ein Audit ansteht oder nicht.
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