Sehr häufig trifft man in den IT-Abteilungen auf eine zumindest in Grundzügen vorhandene IT-Inventarisierung, aus denen sich zumindest ein Teil einer IT-Dokumentation ableiten lässt. Nicht selten sind diese Listen mit den vorhandenen Mitteln aus dem Office-Paket erstellt worden. Zusätzlich werden auch verschiedenste Tools für die Erfassung der Hardware herangezogen und die Ergebnisse in aufwändig formatierten Excel-Sheets festgehalten.
Eher schlecht als recht ist der Umstand, dass der Zugriff auf Excel Dokumente in der Regel nicht für mehrere Personen gleichzeitig möglich ist. Sind die Dokumente auf dem Dateiserver gespeichert, sperrt ein User, der das Dokument offen hat, es für alle anderen aus.
Auch die moderne Form von Excel, nämlich die Version aus Office365, hat für diese Aufgabe so seine Nachteile. Heute wollen wir beleuchten, warum ein Excel oder Word auf Dauer keine adäquate Lösung für eine professionelle IT-Abteilung ist, wenn es um das Thema IT-Dokumentation geht.
Tabellenkalkulation als IT-Dokumentation?
Excel ist ein wahrer Tausendsassa. Es ist tatsächlich beeindruckend, was Leute, die mit den Funktionen, Makros und VBA (Visual Basic for Applications) aus dem leeren Grundgerüst zaubern können. Durch die anpassbaren Ansichten und Spalten lassen sich auf den ersten Blick sehr ansehnliche Konstrukte erzeugen.
Klar, dass dem Bastler in uns die Finger jucken, wenn es darum geht, auch eine Inventarliste in Excel zu erstellen. Und ehrlich gesagt, bei vielen, insbesondere kleineren IT-Abteilungen ist das auch einer der ersten Schritte zu einer IT-Inventarisierung. Und solange sich die Anzahl der Geräte nicht in dreistelligen Dimensionen bewegt, kann man mit Abstrichen auch die Übersicht behalten.
Warum dann kein Excel verwenden?
Einerseits kennen wir gerade bei Excel das Problem, das in der lokal installierten Version immer nur ein Benutzer auf das Dokument zugreifen und verändern kann. Das macht somit eine Nutzung und vor allem eine Veränderung der Inhalte durch mehrere Benutzer oft schwierig.
Aber auch wer bereits eine modernere Variante von Excel, nämlich die von Office 365 nutzt, sieht sich mit Problemen konfrontiert, die im ersten Moment vielleicht gar nicht zum Vorschein kommen. Nämlich die Auswertungen der Daten. Viel mehr als eine Auflistung aller Geräte ist nämlich nicht ohne sehr viel Aufwand möglich, auch mit den Filtermöglichkeiten kommt man in diesem Fall nicht weit.
Dazu kommt, dass die Einträge in Excel für diesen Zweck ausschließlich manuell gemacht werden müssen. Eine regelmäßige Kontrolle, Überarbeitung und Aktualisierung der dort vorhandenen Daten wird damit schnell zu einer lästigen und zu schwer zu bewältigenden Aufgabe.
Ist der Aufwand zu groß, bleiben regelmäßige Aktualisierungen außen vor
Aus den Inventarisierungsdaten und IT-Dokumentationen entsteht im Normalfall auch ein Notfallhandbuch oder ein Wiederanlaufplan. Doch was nützen die Dokumente, die vielleicht mit viel Aufwand sogar noch fein säuberlich und semi-professionell aufbereitet wurden, wenn die darin enthaltenen Daten nicht dem aktuellsten Stand des IT-Netzwerkes entspricht? Richtig, nämlich rein gar nichts.
Im besten Fall funktionieren die dort beschriebenen Maßnahmen nur unvollständig, im schlechtesten Fall werden durch veraltete oder lückenhafte Informationen noch mehr Schäden verursacht, als ohnehin schon im Ernstfall eintreten würden.
Der Ruf nach Professionalität wird meist erst im Ernstfall so richtig laut.
Spätestens dann, wenn Stakeholder wie zum Beispiel die Geschäftsleitung oder der Sicherheitsbeauftragte an die IT-Abteilungen herantreten und nach aktuellen Daten verlangen, würden sich die IT-Verantwortlichen gern den Schweiß von der Stirn wischen. Kann man auch versuchen, am besten verwendet man dann die ausgedruckten Excel-Listen mit den unvollständigen und teilweise veralteten Daten oder dem „Notfallhandbuch.docx“ aus dem Jahre 2016.
Sie merken, worauf wir hinauswollen? Ja, wir möchten Sie eindringlich und VOR DEM SCHADENSFALL darauf hinweisen, dass es hierfür eine bessere Lösung gibt.
Was eine professionelle IT-Dokumentation kann
Die Rede ist von einer professionellen IT-Dokumentation. Denn so eine Profi-Lösung ist mitnichten nur eine Inventarisierung und Auflistung aller Geräte. Eine professionelle Lösung holt sich alle Gerätedaten selbstständig aus dem Netzwerk. Dabei werden alle Netzwerkgeräte wie Computer, Drucker, Switches, Router, Access-Points und vieles mehr berücksichtigt. Diese Daten werden dann aber nicht in einer Datei abgelegt, sondern in einer zentralen Datenbank. Meist handelt es sich dabei um eine professionelle SQL-Datenbank.
Weiters zeichnet eine gute Profi-Lösung dadurch aus, dass zusätzliche Daten, wie zum Beispiel Lizenzen, Garantie- oder Wartungsverträge oder sonstige Informationen, manuell ergänzt und sogar den einzelnen Geräten zugewiesen werden können. Auch Daten aus dem Active-Directory werden automatisch dokumentiert, um eine komplette Übersicht über alle Aspekte eines Netzwerkes zu erhalten.
Was macht man mit den gesammelten Daten?
Da die Datenerhebung zum größten Teil automatisiert ist und in diese Informationen regelmäßigen Abständen aktualisiert werden, kann im Bedarfsfall jederzeit auf den aktuellsten Stand der Netzwerkinformationen zugegriffen werden. Das bedeutet bei einer professionellen IT-Dokumentation nichts anderes, als auf Knopfdruck einen entsprechenden Bericht aufzurufen und diesen dann in der gewünschten Form auszugeben. Ob es sich dann dabei um eine Excel-Liste, ein PDF, ein Word-Dokument oder in Form einer E-Mail handelt, bleibt Ihnen überlassen. Jedenfalls ist ein Geschäftsführer, der einen Überblick über die IT verlangt, innerhalb von Minuten über den momentanen Stand im Bilde.
Und so ganz nebenbei erwähnt – das Notfallhandbuch wird auf diese Weise ebenfalls ständig auf dem neuesten Stand gehalten. Veraltete Informationen gibt es dort nicht und damit auch keine Gefahr, sich in falscher Sicherheit zu wägen.
Docusnap als perfekte Lösung
Wer Docusnap bereits einsetzt, weiß, was es bedeutet, immer den Finger am Puls des eigenen Netzwerkes zu haben. Denn mit den anpassbaren Berichten, den vielfältigen Auswertungen und einstellbaren Erinnerungen zu wichtigen Terminen bildet Docusnap alles ab, was man für eine professionelle IT-Dokumentation benötigt. Doch damit nicht genug. Auch der gemeinsame Zugriff ist dank der zentralen Datenbank kein Problem. Hier sperrt keiner den anderen aus.
Docusnap wäre aber nicht Docusnap, wenn es hier nicht noch einen Schritt weiter ginge. Denn nicht immer sind alle Daten für alle anderen Abteilungen relevant. Oder sollten gar nicht einsehbar sein. Um dem entgegenzutreten, verfügt Docusnap auch über eine eigene Benutzerverwaltung, mit der sehr granular eingestellt werden kann, wer was sehen kann oder darf.
So kann aber auch zum Beispiel die Geschäftsführung auch während eines Meetings auf die aktuellen und für sie relevanten Daten jederzeit zugreifen. Und zwar mit der Gewissheit, die tatsächlichen und aktuellen Daten zu verwenden. Mit so einer organisierten IT hat jeder Chef seine Freude.
Fazit
Als lobenswert darf man ohne weiteres Anerkennen, wenn überhaupt irgendeine Art der Inventarisierung erfolgt. Wer allerdings auch tatsächlichen Nutzen daraus ziehen möchte und sich auf die Datenintegrität und Aktualität verlassen möchte, der setzt auf eine Profi-Lösung wie Docusnap. Dank des hervorragenden Support-Teams gelingt der Ein- oder Umstieg mit Leichtigkeit.
Und als Highlight bietet unser Support auch für diese 30-Tage-Testversion den vollen Profi-Support mit an und hilft bei offenen Fragen oder hilft bei der Installation – ebenfalls kostenlos.
