Welcher IT-Administrator oder IT-Verantwortliche setzt sich nicht mit der Frage auseinander, ob er alle Informationen seiner IT-Landschaft jederzeit automatisiert und lückenlos zur Verfügung hat, damit er sein IT-Netzwerk effizient absichern kann? Ob IT-Administrator, IT-Leiter oder IT-(Doku-)Profi – niemand will eine böse Überraschung erleben.
Seien wir mal ehrlich. Jeder, der sich beruflich mit der firmeneigenen IT auseinandersetzt, ist auf eine Dokumentation angewiesen. Wenn wir zum Beispiel das Erlebnis der Erstkonfiguration unseres exotischen Routers in Worte fassen und das mit technischen Daten und Konfigurationshinweisen versehene Dokument abheften oder digital speichern, zählt das bereits zu einem Teilbereich einer IT-Dokumentation.
Keine bösen Überraschungen – mit einer professionellen IT-Dokumentation
Bevor man sich jetzt aber auf die Schulter klopft und denkt, man habe die Herausforderung einer professionellen IT-Dokumentation gemeistert, sollte man sich auf eine Überraschung einstellen. Denn eine Dokumentation der IT ist nicht das gleiche wie eine professionelle IT-Dokumentation.
Als einer der wichtigsten Punkte überhaupt gibt uns eine professionelle IT-Dokumentation einen vollumfänglichen Überblick über die gesamte IT im Unternehmen. Also nicht nur das Konfigurationsblatt einzelner Hardwarekomponenten, sondern eine komplette Übersicht über alle Geräte im Netzwerk, sämtlich eingesetzte Software und darüber hinaus sogar über die momentan installierten Software- und Patch-Stände.
Denn ab einer gewissen Größe eines IT-Netzwerks kann es leicht passieren, dass Gerätschaften vergessen werden. Besonders, wenn der alte Switch, der behelfsmäßig unterm Tisch eingebaut ist, leise und im Verborgenen seinen Dienst tut. In einer professionellen IT-Dokumentation findet aber dieses Gerät seinen Platz und trägt so zur Transparenz im IT-Netzwerk bei.
Ein IT-Doku-Profi hat IT-Netzwerk und Kosten im Blick
Diese Transparenz ist bei der Planung von Erweiterungen oder den wiederkehrenden Neuanschaffungen in der IT von essenzieller Bedeutung. Da bei einer professionellen IT-Dokumentation sämtliche Daten immer automatisch aktuell gehalten werden, können auch große IT-Projekte damit wesentlich leichter geplant und realisiert werden.
Vor allem unnötigen Kosten durch alte Lizenzverträge, Überlizenzierungen oder ungenutzte Ressourcen wird so der Kampf angesagt.
Der Aufwand für eine vollautomatisierte IT-Dokumentation hält sich in Grenzen. Zwar ist die Ersteinrichtung und Erfassung aller relevanten Daten auch nicht zu unterschätzen, allerdings werden mittels einer automatisierten Scan-Funktion alle Netzwerkgeräte in regelmäßigen Abständen in der IT-Dokumentation aktualisiert. Und zwar ohne Zutun eines Administrators oder sonstigen personellen Aufwands. Durch die ständig aktuelle Inventarisierung und dadurch immer auf neuestem Stand gehaltene IT-Dokumentation spart man im Endeffekt enorm viel Zeit.
Ein weiterer und oftmals auch ausschlaggebender Punkt sind interne oder gar gesetzliche Voraussetzungen, die zum Beispiel eine regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsführung oder an einen Sicherheitsbeauftragten beinhalten. Da auch hier die automatisierte Aktualisierung einer professionellen IT-Dokumentation greift, sind regelmäßige Berichtserstattung und Kontrollfunktionen mit wenig Aufwand zu betreiben. Gleiches gilt für diverse Zertifizierungen (z. B. ISMS nach ISO27001-Zertifizierung), die eine IT-Dokumentation und intervallmäßige Berichterstattung auch voraussetzen.
Es gibt unzählige Gründe, warum eine IT-Dokumentation Grundvoraussetzung in vielen Unternehmen in allen Größen ist. Der Übergang zu einer professionellen IT-Dokumentation ist dann nur mehr ein kleiner Schritt, der sich im Endergebnis mit einer umfassenden Übersicht, Transparenz, stets aktuellen Informationen und einer enorm effizienten IT bezahlt gemacht hat.
Mit unserer Checkliste zum IT-Doku-Profi
Oft fällt es IT-Verantwortlichen schwer einzuschätzen, ob Sie bereits professionell dokumentieren oder ob ihre IT-Dokumentation noch Optimierungspotenzial aufweist. Unser Experten-Team hat daher eine kostenlose Checkliste entwickelt, mit der sich in wenigen Minuten testen lässt, auf welchem Niveau sich der Dokumentierende befindet. Die Checkliste werden wir innerhalb unserer Blogartikel-Serie zur Verfügung stellen. Interessierte können auch auf unseren Social Media Kanälen nach dem Hashtag #ITDokuProfi Ausschau halten.
