Die Tatsache, dass wir Kosten einsparen müssen oder wollen, ist nicht unbedingt nur ein Thema der heutigen Zeit. Auch vor Corona- und Kriegszeiten waren bereits viele Unternehmen dazu gezwungen, ihre laufenden Kosten zurückzufahren, um zu überleben.
Selbstverständlich rücken bei CEO (Geschäftsführung) und CFO (Chief Financial Officer), also dem kaufmännischen Geschäftsführer eines Unternehmens, vor allem Abteilungen ins Visier, die nur Kosten produzieren und deren Output praktisch nicht zu sichtbaren finanziellen Erträgen führt.
Maßnahmen für Einsparungen haben Auswirkungen auf das ganze Unternehmen
Ja, diese Diskussion wird gefühlt seit ewigen Zeiten und bisweilen auch auf recht emotionaler Ebene durch alle Schichten des Unternehmens geführt. Auf der einen Seite möchten Mitarbeiter nicht auf uralten Computern und veralteten Monitoren arbeiten müssen. Vor allem, wenn sich dadurch ständig Wartezeiten ergeben, die mit neuen Geräten nicht vorhanden sind oder deutlich reduziert werden könnten.
Für diejenigen, die jetzt meinen, dass auch ein 3-4 Jahre alter Computer noch up-to-date ist, dem geben wir grundsätzlich recht. Es ist aber auch so, dass durch Einsparungen in verschiedenen Unternehmen Geräte im Einsatz sind, die aus IT-technischer Sicht den Zenit überschritten haben und allein für den morgendlichen Start schon mehrere Minuten benötigen – neue Software auf alten Geräten macht’s möglich.
Eine Schicht weiter, bei den IT-Betreuern und -Doktoren des Unternehmens, macht sich ebenfalls Unmut breit. Denn diese sind in erster Linie der Angriffspunkt für die Mitarbeiter, wenn die alte Möhre nicht so funktioniert, wie es sein sollte.
Und weil wir gerade beim klischeebehafteten Denken sind, hat gerade der Chef des Unternehmens stets das schickste Notebook, das dünnste Tablet und nicht oder, sondern tatsächlich und, das neueste Smartphone vom fruchtigsten Smartphone-Hersteller auf Erden auf dem Schreibtisch liegen.
Alle möchten mehr Effizienz und geringere IT-Kosten
Klar ist, dass man weder einzelne Mitarbeiter noch einzelne Abteilungen mit Geräten bevorzugen kann, während man andere am langen Arm verhungern lässt. Diese Klassifizierung macht sich in keinem Unternehmen gut, auch wenn es oft triftige Gründe (begrenztes IT-Budget) dafür geben kann. So braucht zum Beispiel eine Entwicklungsabteilung eines Softwareherstellers deutlich leistungsstärkere Maschinen als die meisten Office-Benutzer.
Irgendwann jedoch kommt der Zeitpunkt, an dem Geräte ausgetauscht werden müssen. Microsoft hat sich ja für Windows 11 etwas wunderbares einfallen lassen, damit teilweise Geräte aus dem Jahr 2017 oder älter nicht oder zumindest nicht ohne Tricks auf das neueste Betriebssystem upgraden können. TPM 2.0 und UEFI Secure Boot sei Dank.
Die IT-Kosten und -Abteilung und das IT-Budget
IT-Abteilungen sind in den letzten Jahren enorm gewachsen. Na gut, die Anforderungen und Aufgaben, die eine IT-Abteilung zu bewältigen hat, sind enorm gewachsen. Die Personalzahl ist in vielen Fällen nicht linear zu den anfallenden Aufgaben gestiegen. Das mag einerseits an dem „Fachkräftemangel“ liegen, andererseits aber natürlich an den vielen neuen Herausforderungen, die sich in den letzten Jahren ergeben haben.
Was sind die aufwändigsten Arbeiten in der IT-Abteilung?
Schwerpunkte in der IT sind Datensicherung, IT-Sicherheit und zunehmend die Nutzung der Cloud im eigenen Unternehmen.
Zusätzlich wird von Geschäftsleitungen und Verantwortlichen eine detaillierte Aufstellung und Berichterstattung gefordert, da außerhalb der aktiven IT-Abteilung niemand mehr einen Überblick behalten kann. Es werden daher auch immer mehr IT-Inventarisierungen und IT-Dokumentationen im Unternehmen angeordnet oder sogar die Einführung von umfangreichen IT-Projekten wie die eines ISMS mit ISO 27001 Zertifizierung angestrebt.
Trotz dessen, dass jedem bewusst ist, dass eine IT-Dokumentation und -Inventarisierung mit zu den wichtigsten Dingen innerhalb der IT gehört, wird diese aufgrund von zu wenig Personal und Zeit vernachlässigt.
Wie kann die Innovationsfähigkeit in der IT trotz Kostendruck gesteigert werden?
Diese Frage lässt sich im eigentlichen Sinne recht leicht beantworten – indem zeitfressende, aber immer wiederkehrende Arbeiten automatisiert werden. Somit werden auch im Bestandspersonal Ressourcen frei, die sich anderen Projekten und Aufgaben zuweisen lassen.
Wie kann man IT-Kosten ohne personelle Veränderungen reduzieren?
Sollen alle diese IT-Aufgaben sorgfältig erledigt werden, bedeutet das viel Zeit, einen hohen personellen Aufwand und damit stark steigende IT-Ausgaben. Ein ständiges „Monitoring“ ist gerade im Sicherheitsbereich unerlässlich geworden. Und für eine vernünftige Planung einer IT-Modernisierung kommt man um eine detaillierte IT-Inventarisierung nicht herum. Eine Aufstockung des Personals ist in vielen Fällen nicht möglich, weil eine Erhöhung der IT-Kosten nicht in Frage kommt. Oder diese Option ist aufgrund des Fachkräftemangels einfach nicht verfügbar.
Zeitfresser reduzieren, IT-Kosten senken
Viele IT-Abteilungen haben mehr als genug damit zu tun, sich mit den Basics zu beschäftigen und das Tagesgeschäft am Laufen zu halten. Da klingt es schon sehr nach Luxus, wenn man eine gut geführte IT-Dokumentation einführen oder aktuell halten möchte. Und wie schon vor über 4000 Jahren beim Pyramidenbau wird in den meisten Fällen in der IT-Abteilung auf echte Handarbeit gesetzt. Da werden Listen erstellt, Unmengen von Daten auf Zettelchen gekritzelt und mühselig Pläne und Übersichten erstellt. Glauben Sie nicht? Wir sehen auf unserer Webseite eine Unmenge an Suchanfragen nach Vorlagen in Word und Excel. Die helfen aber bei dem Problem nicht.
Eine IT-Dokumentation und IT-Inventarisierung muss so gut wie möglich automatisiert und mit größter Effizienz ablaufen. Es darf auf keinen Fall mehr nötig sein, dass sich auch nur ein einziger IT-Mitarbeiter auf den Weg zu einem Arbeitsplatzrechner macht, um dessen Seriennummer, Windows-Version, Laufwerksauslastung, Lizenzen, Antiviren-Software oder was auch immer von Interesse ist, zu eruieren.
Anstatt hier unnötigerweise eine IT-Abteilung aufzustocken, gibt es professionelle Tools wie Docusnap, die für jede IT-Abteilung nicht nur eine enorme (Zeit-)Entlastung, sondern auch im finanziellen Bereich sehr viele Einsparpotenziale bieten.
Inventardaten zu jederzeit aktuell
Sei es für einen Bericht an die Geschäftsführung, eine Übersicht über den Bestand (Inventur), eine Kontrolle der Wartungs- und Garantieverträge oder die Planung eines Budgets für das nächste Jahr. In jedem Fall liefert Docusnap die erforderlichen Daten auf Knopfdruck. Kein Mitarbeiter muss sich auf den Weg zum Switch machen, um dessen Firmware-Version auszulesen. Das geht einfacher.
Auch die aufwändigen Zeichnungen von Netzwerkplänen, die schon früher an den geeigneten Grafiken scheiterten, sind Schnee von gestern. Erstellen Sie doch einfach einen topaktuellen Netzwerkplan mit allen Computern, Druckern, Switches, Access Points, Notebooks und vielem mehr. Auf Knopfdruck ohne Aufwand. Klingt wunderbar? Ist es auch.
Docusnap bietet zudem ein komfortables User-Management-System, mit dem ebenso andere Benutzer Zugriff auf für sie bestimmte Berichte erhalten. So werden auch Anfragen aus anderen Abteilungen überflüssig, wenn sie sich die Daten topaktuell und auf Knopfdruck selbst jederzeit einholen können. Und wenn Sie als IT-Administrator jetzt auch noch den Chef überzeugen können, dass die neuesten Daten auf Knopfdruck ohne lästiges Anfragen, Warten und Ausdrucken im Nu auf seinem Bildschirm landen, ohne auch nur eine Sekunde auf die Verfügbarkeit eines IT-Mitarbeiters zu warten, haben Sie eine Menge Zeit gewonnen. Zeit, die nun in wichtige Projekte einfließen kann. Projekte, bei denen es um die (Cyber-)Sicherheit des Unternehmens geht. Und auch hierbei unterstützt Docusnap und liefert wichtige Informationen, wo es kritische Lücken im System oder im Netzwerk geben kann.
Selbst ausprobieren, wie man IT-Kosten senken kann
Sie wollen Ihre IT-Kosten senken? Erzählen kann man viel. Und nicht jedes Unternehmen hat die gleichen Anforderungen an eine IT-Dokumentation und IT-Inventarisierung. Darum ist es wichtig, dass man sich selbst einen geeigneten Überblick über die Funktionen und den Nutzen von Docusnap in der eigenen Umgebung verschafft.
Probieren Sie Docusnap einfach mal aus. Kostenlos für 30 Tage. Und damit die Testphase wirklich Sinn macht, steht Ihnen auch schon in der kostenlosen Testphase unser professionelles Support-Team zur Verfügung – kostenlos!
Weitere Links zum Thema IT-Dokumentation und Inventarisierung:
