Das Thema IT-Dokumentation gehört nicht unbedingt zu den Lieblingsaufgaben einer IT-Abteilung. Noch weniger gehört die daraus resultierende Pflege und der Aktualisierungsdienst der Dokumentation zu den Aufgaben, für die sich IT-Mitarbeiter im Allgemeinen freiwillig bewerben. Trotzdem ist es absolut notwendig und sinnvoll im Rahmen einer IT-Dokumentation entsprechende Dokumente und Aufzeichnungen zu führen und zu pflegen. Lassen Sie sich dabei durch den Einsatz einer Software unterstützen. Die Premium Dokumentationssuite Docusnap unterstützt Sie hier umfänglich.
Aller Anfang ist schwer
Man kann sein Projekt mit dem Ansatz beginnen: “Eine IT-Dokumentation ist wichtig und schließlich wird sie gesetzlich gefordert. Also muss ich es ja machen“. Mit einer solchen Grundlage haben Sie alles dafür getan, dass die IT-Dokumentation von den Mitarbeitern abgelehnt oder gar komplett boykottiert wird. Dabei produziert eine ordentliche IT-Dokumentation viele Vorteile. Diese Einsicht kommt aber häufig erst wenn es zu spät ist. Wurde etwas gelöscht oder neu konfiguriert, muss ein System nach einem Totalausfall neu aufgebaut und somit wieder eingerichtet werden, dann benötigt ein Techniker die Informationen über die Konfiguration. “So wie vorher” ist dabei keine Aussage mit der man etwas anfangen kann. Ein wenig technischer müsste es schon sein. Sie benötigen folglich technische Aufzeichnungen über die Konfiguration. Und diese sollten möglichst aktuell zum Zeitpunkt des Fehlers vorliegen. Aus diesem Grund ist eine IT-Dokumentation kein notwendiges Übel, sondern bringt allen Beteiligten einen großen Mehrwert.
Kommen Sie schnell zu einer ersten Version
Fangen Sie einfach mit der Dokumentation an. Inventarisieren Sie Ihr Netzwerk mit Docusnap und lassen Sie die Software Ihre ersten Netzwerkpläne und Übersichten erstellen. So bekommen Sie ein besseres Gefühl für Ihr IT-Netzwerk, wie es sich verhält und wie es sich ändert. Je früher Sie beginnen, desto umfangreicher kann Ihr Archiv der Inventardaten wachsen. Je länger eine Historie zurückreicht, desto sicherer können Informationen bereitgestellt werden. Vielleicht benötigen Sie ja auch eine Information in welcher Form ein System vor mehreren Monaten konfiguriert war. Da lief es nämlich noch richtig. Nur leider hat Ihnen niemand gesagt, dass es seitdem Probleme gibt.
Haben Sie bereits eine IT-Dokumentation im Schrank stehen? Wie gewährleisten Sie die Aktualität der Daten? Ein häufiges Problem von Dokumentationen ist, dass die Akzeptanz nicht gegeben ist, da die enthaltenen Informationen veraltet sind. Somit entsteht kein Nutzen, wenn man aktuelle Informationen benötigt. Nur Dokumentationen mit aktuellem und durchgängigem Datenbestand können eine erfolgreiche Anwendung finden.
