Im Normalfall gehören IT-Netzwerke zu den Bereichen in Unternehmen, die häufig und regelmäßig starken Änderungen unterliegen. Und es spielt grundsätzlich keine Rolle, ob sich die IT an neue Herausforderungen anpassen muss oder einfach aufgrund des Unternehmenswachstums vergrößern soll. In jedem Fall muss ein Umbau, Erweiterung oder gar eine komplette Neuanschaffung sorgfältig von IT-Experten geplant werden.
Diejenigen, die selbst schon an einer umfangreichen Erneuerung einer IT-Anlage beteiligt waren, kennen den Ablauf. Von Beobachtern wird meist nur der letzte Teil der Arbeiten wahrgenommen, wie zum Beispiel das Aufstellen von neuen Arbeitsplatzrechnern oder der zeitweise eingeschränkte Betrieb von wichtigen Diensten im Netzwerk.
Dass es sich hierbei um den letzten Teil einer groß angelegten Aktion handelt, ist für viele gar nicht ersichtlich. Dabei beginnt die Reise schon eine geraume Zeit vorher.
Begonnen wird mit der Inventarisierung
Wenn es sich nicht gerade um ein neues IT-Netzwerk ohne bereits bestehende Hardware handelt, kann nicht einfach neues Equipment angeschafft und aufgestellt werden. Der erste Schritt beginnt nämlich damit, einen Ist-Bestand aufzuzeichnen.
Dabei unterscheidet sich die Vorgehensweise von verschiedenen IT-Abteilungen sehr deutlich. Während einige auf die gute, alte Handarbeit schwören und die abteilungsinternen Mitarbeiter kreuz und quer durch die Abteilungen scheuchen, um sämtliche IT-Bestände zu katalogisieren, haben sich andere dazu entschlossen, diese Aufgabe unterschiedlichen Tools aufzubürden.
Das Ergebnis dieser beiden Arten der Herangehensweise kann auf die eine oder andere Art und ausreichend sein. Aber ob man sich wirklich zu einhundert Prozent darauf verlassen kann, ob auch wirklich alles aufgenommen wurde, ist bei beiden Methoden fraglich.
Eine dritte Möglichkeit wäre der Einsatz einer professionellen IT-Dokumentationslösung. Sehr viele Unternehmen haben so eine Lösung wie zum Beispiel Docusnap bereits im Einsatz. Damit gelingt eine Bestandsaufnahme, die normalerweise sehr viel Zeit und Personalaufwand benötigt, im Handumdrehen. Oder besser gesagt – auf Knopfdruck.
Professionalität erleichtert die Aufgabe
Denn Docusnap zum Beispiel ermittelt alle diese Bestandsdaten in regelmäßigen Abständen automatisch und legt sie in einer zentralen Datenbank ab. Dabei werden auch Geräte mit aufgenommen, die bei manueller Erfassung gerne vergessen oder leicht übersehen werden können. Speziell die Hardware, die „mal eben schnell zum Testen“ aufgestellt wurde oder der kleine Switch, der „vorrübergehend bis zur eigentlichen Lösung“ unterm Tisch in der Buchhaltung verschwand.
Auch fristen oft sehr alte Rechner irgendwo ein Dasein im Netzwerk. Wir wollen natürlich hoffen, dass sich heute in keinem Kämmerlein oder vereinsamten Besprechungsraum noch ein Greis, aka Windows XP (oder noch älter?) befindet. Der ja ursprünglich nur für Präsentationen benötigt wurde und PDFs auf den Beamer lieferte. Und dann doch irgendwann mit Internet ausgestattet wurde, weil ___________________________ (bliebigen Grund bzw. Anweisung von oben einfügen).
Mit lückenloser Bestandsaufnahme gelingt die Planung einfacher
Wie eben schon erwähnt, spielt es keine Rolle, wo sich ein Gerät im Netzwerk befindet. Durch die ausgeklügelten Scan-Methoden der Profi-Software ist alles in der Datenbank gespeichert. Dass dabei aber nicht nur die Hardware, sondern auch die auf den Geräten installierte Software dokumentiert wird, spielt eine wichtige Rolle.
Dabei entscheidend ist nicht nur der Grund, dass man alte Software (Betriebssysteme, Anwendungen, etc.) schnell herausfiltern kann, sondern vielmehr die Tatsache, dass aufgrund der installierten Version ein Abgleich mit den Anforderungen von neuen Geräten oder Programmversionen erfolgen kann. Spielt zum Beispiel die neueste Version von Windows nicht mit der schon etwas betagten Photoshop-Variante zusammen, kommt es spätestens bei der Ausrollung zu einer bösen Überraschung.
Probleme rechtzeitig erkennen
Aber nicht nur alte Betriebssysteme und Anwendungssoftware kann Probleme bereiten. Auch ältere Geräte wie Router oder Firewalls, die gerne als „Appliance“ ausgeführt sind, werden mit Software betrieben. Nur sind diese Programme nicht wie gewöhnlich auf den bekannten Betriebssystemen installiert, sondern verwenden eigene, meist auf Linux basierende Betriebssysteme. Auch hier ist für die weitere Planung der Versionsstand ausschlaggebend. Denn oft ist nur anhand dieser Version ausschlaggebend, mit welchen Features die Hardware ausgestattet ist und ob das Gerät für die weitere Planung noch eine Rolle spielt oder trotz des vermeintlich jungen Alters getauscht werden muss.
All diese Daten erheben Sie nicht durch manuelle Erfassung, sondern lassen es sich durch das komfortable Berichtssystem der Profi-Software auf Knopfdruck ausgeben. Oder exportieren es einfach in eine für Sie passende Liste im Excel-Format.
Nicht nur die IT-Geräte spielen eine Rolle
Verwenden Sie bereits Docusnap als professionelle IT-Dokumentationslösung, dann nutzen Sie sicher auch die Funktion zur Lizenzverwaltung. Denn auch die bestehenden Lizenzen, Wartungs- und Garantieverträge sind entscheidend bei der Planung der neuen IT. Auch hier trumpft eine professionelle Lösung mit einer einfach zu bedienenden Übersichtsfunktion auf.
Ergänzt werden die Daten dann noch mit teilweise manuell hinzugefügten Informationen, die unter Umständen auch bei der Planung für die neue Generation an Hardware noch wichtige Details enthalten können.
Fazit
Um die Sensibilisierung für eine professionelle IT-Dokumentationslösung auf den Punkt zu bringen – wer sich jetzt in den Gedanken einige dieser Szenarien durchgespielt hat, weiß, wie aufwändig der gesamte Vorgang ist und dass selbst bei sorgfältigster Planung im Nachhinein nicht immer auf Anhieb alles so klappt, wie es sein sollte.
Mit Docusnap schaltet man aber von vornherein einige Faktoren aus, die bei der Planung eine große Rolle spielen. So sind eben alle Inventarisierungsdaten auf aktuellem Stand und sämtliche Informationen über Netzwerk, Software, Lizenzen und Detailinfos an einem zentralen Punkt sicher gespeichert.
Und weil wir wollen, dass Sie das volle Potential der Software ausschöpfen können, bieten wir Ihnen auch in der kostenlosen Probephase unseren vollen, professionellen Support. Unser Experten-Team hilft Ihnen bei Fragen zur Installation und der Einrichtung der Softwarelösung. Von Profi zu Profi.
