Wer interessiert sich denn schon für eine IT-Dokumentation? Das macht doch nur Arbeit, kostet Geld und wer schaut denn schon in ein Handbuch? Es läuft doch alles, es gibt ständig Änderungen im Netzwerk, fast täglich kommt neue Hard- und Software dazu, da bleibt keine Zeit auch noch was zu dokumentieren!
Das ist sicherlich alles richtig, hilft aber nicht weiter. Außerdem wird dabei ein großes Potential verschenkt. Eine IT-Dokumentation bringt, wenn richtig implementiert, einen ungeheuren Mehrwert. Aber wer kann von einer aktuellen und umfassenden IT-Dokumentation in welcher Form profitieren? Wodurch wird aus der IT-Dokumentationssuite Docusnap das Analyse- und Berichtswerkzeug, das verschiedenen Anwendergruppen einen ungeheuren Mehrwert bringt?
Da sind als erstes die IT-Administratoren zu nennen. Diese Gruppe schätze ich persönlich als die größten Gewinner einer IT-Dokumentation ein. Leider ist diese Gruppe gegenüber der Erstellung einer umfassenden IT-Dokumentation des Öfteren etwas pessimistisch eingestellt. Dabei profitieren gerade die IT-Administratoren durch die Inventarisierung des Active Directory, der DNS- und DHCP-Server Einstellungen, der Datenbankserver, Mailserver oder Datensicherungslösungen am meisten. Gerade bei auftretenden Problemen im Netzwerk. Ist doch prima, wenn man einfach nachlesen kann, wie beispielsweise eine bestimmte Einstellung vor einer Änderung konfiguriert war. Natürlich gibt es Datensicherungen mit der Einstellungen wiederhergestellt werden können. Aber das steht meist in keinem Verhältnis zum Aufwand. Weiterhin sind es die verschlüsselte Speicherung von Passwörtern, Analyse von IT-Abhängigkeiten vor einer Passwortänderung von Dienstkonten, die Berechtigungsanalyse der Dateiserver, die Hinterlegung von Softwarelizenzen und die Nutzung der Schnittstellen zum Datenaustausch mit anderen Systemen Funktionalitäten, welche die Arbeit für IT-Administratoren stark vereinfachen können.
Eine zweite Gruppe sind die IT-Entscheider selbst, die viele Informationen, die sie für ihre Entscheidungen benötigen, mit einer IT-Dokumentation zur Verfügung gestellt bekommen können. Auch hier sind wieder das Lizenzmanagement und die Berechtigungsanalysen zu nennen. Für IT-Entscheider weiterhin ungemein wichtig sind die Generierung von Diagrammen und Plänen wie auch allgemein das Berichtswesen. Für IT-Entscheider ist die Zusammenfassung einzelner Informationen zu aussagekräftigen Berichten und Auswertungen wichtig. Die dafür benötigten Daten sollten auf den gleichen Basisinformationen beruhen wie die Informationen, die den IT-Administratoren zur Verfügung gestellt werden. Diese können in Docusnap nur auf einer anderen Ebene aggregiert werden. Damit arbeiten aber beide Gruppen mit den gleichen Stammdaten, wodurch Probleme durch die Verwendung unterschiedlichen Datenbasen ausgeschlossen werden kann.
Auch Sicherheitsbeauftragte und Datenschützer bekommen aus einer IT-Dokumentation sehr viele Informationen, die sie für ihre Analysen und Prüfungen benötigen. Vor allem die Berechtigungsanalyse für Zugriffsrechte auf Dateiserver und Datenbanken sind dabei von Interesse. Aber auch die IT-Abhängigkeiten können wertvolle Erkenntnisse liefern. Auf Knopfdruck kann analysiert werden, welche Systeme beispielsweise von einem bestimmten Dienst abhängig sind. Über die IT-Konzepte können Handbücher und Anleitungen erstellt werden, aber auch ein Verfahrensverzeichnis oder Datensicherungskonzept.
Für kaufmännische Entscheider können das umfangreiche Berichtswesen und Lizenzmanagement von Interesse sein. Sich dauerhaft auch selbstständig mit aktuellen Informationen versorgen zu können, reduziert manchen Arbeitsaufwand und kann interne Abläufe optimieren. Dieser Gruppe kann ein eingeschränkter Zugriff auf die Software Docusnap eingerichtet werden, um beispielsweise jederzeit eine aktuelle Lizenzauswertung abzufragen.
Sind Sie ein IT-Dienstleister, können Sie Ihren Kunden entsprechende Services anbieten. Dadurch kann für Sie sogar ein neuer Geschäftszweig entstehen. Sie können Ihren Kunden einen „Documentation-as-a-Service“ Dienst anbieten. Dabei bieten Sie nicht nur die reine Dienstleistung zur Erstellung der IT-Dokumentation an, sondern können im Nachhinein noch ihr fachliches Know-How bei der Analyse der Inventardaten einfließen lassen. Damit bieten Sie Ihren Kunden einen Mehrwert an, der weit über die reine IT-Dokumentation hinaus geht und auch zeigt, wozu eine IT-Dokumentation nutzbringend eingesetzt werden kann.
