Seit dem 01. Januar 2015 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) in Kraft getreten. Diese ersetzen die bisherigen Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). In den GoBD wird von der Steuerbehörde eine umfangreiche Verfahrensdokumentation der internen Abläufe, die bei der Erstellung der elektronischen Buchhaltung angewendet werden, gefordert.
Im Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) vom 14. November 2014 werden vier Bestandteile zu einer Verfahrensdokumentation gefordert, siehe Randziffer (Rz.) 153:
- eine allgemeine Beschreibung,
- eine Anwenderdokumentation,
- eine technische Systemdokumentation und
- eine Betriebsdokumentation.
Dazu kommt noch unter anderem die Forderung der Dokumentation der eingesetzten Softwareversion des Buchhaltungssystems. Auch die Versionen der kompletten Verfahrensdokumentation müssen archiviert werden. Schauen wir uns aber die Forderung nach einer technischen Systemdokumentation genauer an. Diese bezieht sich auf alle Hard- und Softwarekomponenten, die für das Buchhaltungssystem notwendig sind. Und das sind viele Komponenten, da auch viele Netzwerkdienste benötigt werden, um beispielsweise Daten an das Finanzamt zu übermitteln. Es wird also nicht ausreichen, nur die reinen Systeme der Buchhaltung selbst zu dokumentieren. Auch weitere Systeme im Netzwerk gehören dazu. Denn ohne sie kann das Verfahren für die Buchhaltung nicht vollständig durchgeführt werden. An dieser Stelle kommt auch wieder das Thema auf, dass Änderungen am System umgehend in der Dokumentation anzupassen sind. Ohne eine automatisierte Inventarisierung ist das eine sehr anspruchsvolle Aufgabe.
Bei dieser Erstellung der Systemdokumentation kann Sie die IT-Dokumentationssuite Docusnap umfänglich unterstützen. Änderungen an der Datenbank Ihres Buchhaltungssystems können über die Inventarisierung von Microsoft SQL-Server oder Oracle DBMS leicht dokumentiert werden. Hard- und Softwarekomponenten des kompletten Netzwerks können zeitgesteuert inventarisiert werden. Dadurch wird gewährleistet, dass kein System vergessen wird. Auch die Versionsverwaltung der Systemdokumentation ist über die Snapshot-Verwaltung möglich, bzw. durch Erstellung eines Dokuments im PDF-Format leicht zu bewerkstelligen. Auch die geforderte allgemeine Beschreibung, wie auch die Anwenderdokumentation können direkt in Docusnap geschrieben werden. Über den integrierten Editor in den IT-Konzepten können beide Dokumente erstellt und mittels Exportfunktion als PDF-Dokumente gespeichert werden. Die Anwenderdokumentation können Sie dann Ihren Anwendern zur Verfügung stellen.
Zu beachten bleibt, dass die GoBD kein Gesetz sind, sondern die Auffassung der Finanzverwaltung wiederspiegeln. Es bleibt abzuwarten, ob die Rechtsprechung diese Auffassung der Behörde teilt. Trotzdem sollten Sie nicht warten und eine umfassende Systemdokumentation Ihrer EDV-Anlage parat haben, wenn es zu einer Prüfung kommen sollte. Sei es durch das Finanzamt oder durch andere Prüfgesellschaften.
