Anbieter verschiedener Softwarelösungen versprechen Ihre Produkte als „out-of-the-box“ Lösung, auch für spezielle Aufgaben. Auspacken, installieren, starten, durchlaufen lassen, fertig. Funktioniert so etwas auch für ein komplexeres Thema wie die IT-Dokumentation?
Es gibt Anforderungen, bei denen das so funktioniert. Es hängt aber auch von der jeweiligen Zielvorstellung ab. Was für den einen bereits eine perfekte Lösung ist, erscheint einem anderen als „Gewurschtel“. Einen gewissen Grundbedarf kann man sicherlich immer abdecken. Häufig wird damit aber auch ein enormes Potential verschenkt. Denn der Mehrwert wird größer, wenn sich jemand mit der jeweiligen Lösung weiter beschäftigt und das erste Ergebnis verwendet, um weiter darauf aufzubauen.
Eine Software auspacken, installieren und auf Knopfdruck ein perfektes IT-Betriebshandbuch in den Händen zu halten, das wird nicht funktionieren. Zumindest nicht in vollem Umfang. Außer das Dokument entspräche bereits Ihrer Zielvorstellung von einer IT-Dokumentation. Aber damit würden Sie ein enormes Potential für sich und Ihr Unternehmen verschenken.
Man muss schon etwas Zeit investieren, um eine IT-Dokumentation in allen Einzelheiten sauber aufzubauen und zu pflegen. Sonst bringt eine solche Lösung nicht den Mehrwert, der generell erreicht werden kann und erstrebenswert ist. Deshalb gilt es zu beachten, dass es mit der Anschaffung einer Software wie Docusnap alleine nicht getan ist. Wie in vielen Projekten, nicht nur in unserem Beispiel. IT-Dokumentation „out-of-the-box“ funktioniert also nur bedingt. Natürlich bringt es eine Basis-Dokumentation, aber es wird schon noch etwas mehr zu tun geben. Nur die Software installieren und das Netzwerk scannen, das alleine reicht leider nicht. Aber es ist ein Anfang und natürlich besser als gar nichts in den Händen zu halten.
Die Anschaffung einer Software ist nur die halbe Miete
Die Anschaffung bringt Ihnen zunächst eine optimale Unterstützung um zu beginnen. Aber zukünftig muss zusätzlich einiges von den Systemverantwortlichen händisch eingepflegt und bearbeitet werden.
- Änderungen in den IT-Beziehungen
- Aufnahme neuer Systeme in die Systemgruppen
- Prüfung der korrekten Inventarisierung eines IT-Systems bzw. Services
- Prüfung des Ergebnisses auf Plausibilität
- Aufbau eines Lizenzmanagement
- Dokumentation von Passwörtern
- Kontrolle der Vollständigkeit der Dokumentation
- Aktualisierungsdienst für die Inventardaten
Das kann keine Software für Sie übernehmen. Die Experten müssen sich in die IT-Dokumentation mit einbringen. Netzwerkpläne oder Übersichten eines Active Directory Verzeichnisdienstes können noch einfach auf Knopfdruck aus den inventarisierten Daten erstellt werden. IT-Beziehungen und Abhängigkeiten der Systeme untereinander müssen die jeweiligen Systemverantwortlichen einpflegen. Woher soll eine Software beispielsweise wissen, für welche Anwendung eine Datenbank betrieben wird? Solche Abhängigkeiten müssen überwiegend manuell eingepflegt werden. Dabei können Sie natürlich auf Informationen in der Software zurückgreifen. Müssten Sie dafür auch noch eine separate Lösung finden, dann wäre die IT-Dokumentation noch aufwendiger. Hier können Sie auf die Unterstützung der Dokumentationssuite Docusnap bauen. Es ist ein optimales Tool für eine IT-Dokumentation – nicht mehr, aber auch nicht weniger.
Was ist das Ziel der Übung?
Greifen wir die Aussage vom Anfang auf, dass es auf die Zielvorstellung ankommt, ob eine Lösung ohne viel Aufwand den gewünschten Erfolg bringt. Was kann man denn alles mit einer vollständigen und aktuellen IT-Dokumentation anfangen? Vorrangig nutzen Sie solche Daten um entsprechende IT-Konzepte in Form von IT-Betriebshandbüchern, IT-Notfallplänen und Wiederanlaufplänen zu erstellen. Aber was kann man damit noch umsetzen? Sie können damit Ihr Netzwerk analysieren und auswerten, ob Berechtigungen richtig gesetzt sind. Sind die VLANs auf den Netzwerkswitchen richtig konfiguriert, haben nur die gewünschten Personen Zugriff auf Email-Postfächer und so weiter. Erzeugen Sie also mit einem solchen Tool einen großen Mehrwert für sich und Ihr Unternehmen. Das geht aber über eine out-of-the-box Lösung hinaus. Passen Sie die Anwendung an, konfigurieren Sie zeitgesteuerte Inventarisierungsaufträge. Dafür müssen Sie sich aber damit beschäftigen und eventuell andere Systeme leicht anpassen. Nutzen Sie die Software als Unterstützung, die fachliche Arbeit muss von Ihnen kommen.
Für vieles ist Handarbeit und Expertenwissen notwendig
Erfassen Sie Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen IT-Systemen. Das bedeutet viel Handarbeit, auch wenn Sie das Softwaretool Docusnap dabei sehr unterstützen kann.
Nehmen Sie das Software Lizenzmanagement mit in Ihre IT-Dokumentation mit auf. Sie müssen die Softwarelizenzierung ja sowieso dokumentieren, dazu sind Sie vom Gesetzgeber angehalten. Warum also nicht gleich in einem einheitlichen Softwaretool. Dazu werden Sie aber auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Informationen hinterlegen müssen. Das geht über eine einfache out-of-the-box Lösung hinaus.
Fangen Sie also einfach an und bauen Ihre IT-Dokumentation mit den im Laufe der Zeit gewonnenen Erkenntnissen weiter aus. IT-Dokumentation kann auch Spaß machen!
