Sie überlegen sich vielleicht wie Sie es erreichen können, dass Ihre IT-Dokumentation bestmöglich verfügbar ist. Ausdrucken ist keine Alternative, wir reden hier irgendwann von tausenden Seiten. Außerdem wollen wir aktuelle Informationen zur Verfügung haben. Warum also nicht das IT-Handbuch mit den mitgeltenden Dokumenten einfach auf ein Tablet synchronisieren? Somit können Sie Ihre Informationen ständig im Zugriff haben, egal wo Sie in der Firma gerade unterwegs sind, egal an welchem Standort. Ohne immer online sein zu müssen. Auch wenn es Probleme im Netzwerk gibt die Sie analysieren müssen. Dabei ist ein Zugriff auf die Online-Daten häufig gar nicht mehr möglich. Über die normalen Synchronisationstools der Hersteller können Sie die erstellten Handbücher spielend leicht aktualisieren.
Sind gedruckte Handbücher noch zeitgemäß?
Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie die Erstellung Ihrer IT-Handbücher automatisiert haben. Hier kann Ihnen Docusnap die benötigten Funktionalitäten liefern. Wählen Sie den Export als PDF-Datei, dann haben Sie keine Schwierigkeiten beim späteren Zugriff. Darüber können Sie jederzeit aktuelle Daten zur Verfügung haben und keine veralteten Versionen. Dies ist immer der Nachteil von gedruckten Handbüchern oder von nicht vorhandenen Aktualisierungsdiensten. Gerade bei einem Netzwerk mit täglichen Änderungen – so wie sie in jedem Netzwerk vorkommen.
Ein direkter Zugriff auf die Datenbank ist vom Tablet aus nicht möglich, Sie müssen dazu die PDF-Versionen wählen. Dies gewährleistet auch im Notfall die benötigte Verfügbarkeit. Vielleicht kommen Sie gar nicht mehr an die Datenbank ran.
Bedenken Sie die Schutzanforderung dieser Dokumente
Für den Fall, dass Sie sich über die Docusnap Berichte auch einen Report Ihrer Passwörter erstellen, müssen Sie bitte folgenden Punkt bedenken: Sie speichern die Daten auf einem Tablet. Wir reden hier nicht von einem hochsicheren Endgerät. Sie müssen das Gerät also entsprechend schützen, sonst haben Sie ganz schnell ein Scheunentor in Ihrer IT-Sicherheit geöffnet. Überdenken Sie, ob Sie das Risiko eingehen wollen, eine komplette Passwortliste mit sich zu führen. Elegant ist es natürlich, keine Frage. Besser können Sie nicht auf einen Notfall vorbereitet sein, als die gesamte Dokumentation einfach jederzeit elektronisch als PDF-Datei zur Verfügung zu haben. Ausdrucken können Sie diese im Ernstfall immer noch. Sorgen Sie aber dafür, dass diese Dateien nicht plötzlich mit irgendwelchen Cloud-Diensten synchronisiert werden!
