Verschiedene Rollen in der IT-Dokumentationssoftware
Wer sich für eine professionelle IT-Dokumentations-Lösung entschieden hat, weiß auch, dass sich eine Menge an Informationen an einem zentralen Ort häufen. Und jedem dürfte zudem klar sein, dass nicht alle gespeicherten Informationen für jeden zugänglich gemacht werden sollten. Trotzdem ist es hin und wieder nötig, verschiedenen Personen Zugriff auf diese Inventardaten und Berichte zu gewähren. Aber müssen diese dann immer einen umfassenden Zugriff erhalten?
Benutzerverwaltung und Docusnap
Um die Frage gleich vorab zu beantworten: Nein!
In Docusnap gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie einzelne Personen Zugriff auf bestimmte Informationen aus den Inventardaten erhalten. Berichte können zeitgesteuert generiert und an verschiedene Mail-Empfänger automatisch versendet werden. Das hat den Vorteil, dass der Empfänger weder Zugriffsrechte noch eine entsprechende Einweisung in Docusnap benötigt. Die Informationen werden bequem im ausgewählten Format zugestellt. Das kann zum Beispiel ein PDF oder eine Excel-Datei sein.
Der Nachteil dieser Vorgehensweise jedoch stellt sich dann heraus, wenn Umfang oder ausgegebenes Format abgeändert werden sollen. Es ändern sich die Anfragen oder man wünscht mehr Daten im Bericht. Die Gründe sind vielfältig, warum ein standardisierter Bericht nicht allen Bedürfnissen gerecht werden könnte.
Schränkt man nun den Zugang rigoros ein und lässt außer von einigen ausgewählten Mitarbeitern keine Zugriffe zu, wird man schnell zur Service-Schnittstelle zwischen den anfordernden Personen und der Docusnap-Datenbank. Aber das muss nicht sein. Mit einem praxisorientierten Benutzerberechtigungssystem und einer flexiblen Rollenzuweisung können bestimmte Bereiche aus der Dokumentation gefahrlos an andere Abteilungen und Kollegen übergeben werden.
Benutzer in Docusnap anlegen ist der erste Schritt
In kleineren Unternehmen mag es vielleicht funktionieren, dass die Entscheidung, ob jemand Zugriff hat oder nicht, ausreichend ist. In den meisten Unternehmen ist es aber mit dem Anlegen eines Benutzeraccounts allein nicht getan. Hier muss auch in einer IT-Dokumentation eine granulare Unterteilung vorhanden sein. Mit der Benutzerverwaltung bestimmen wir, wer Zugriff auf Docusnap hat. Mit der Rollenzuweisung grenzen wir ein, welche Möglichkeiten ein bestehender Benutzer haben darf.
Um es in einem hypothetischen Beispiel zu erklären, nehmen wir einfach an, dass der Chef eines Unternehmens selbst Zugriff auf bestimmte Daten haben möchte. Das ist meistens gar nicht so hypothetisch, sondern kommt relativ häufig vor. In jedem Fall werden auch die restriktivsten Administratoren diesen Wünschen nachgeben müssen und andere Personen mit den entsprechenden Zugängen ausstatten müssen.
Dass dies nun etwas streng klingen mag, ist beabsichtigt: Man darf nie vergessen, dass man sich mit einer professionellen Dokumentations- und Inventarisierungslösung nicht nur ein Tool ins Haus holt, um eine Übersicht zu schaffen. Nutzt man das Potenzial der Software aus, werden auch viele wichtige Punkte darüber realisiert. Beispielsweise das Erstellen von Notfallhandbüchern, Wiederanlaufplänen, eine ordentliche Lizenzverwaltung, die Hinterlegung der Abhängigkeiten von Geschäftsprozessen und noch einiges mehr.
Selektiver Zugriff
Die grundsätzlich gute Idee, jedem Verantwortlichen doch gleich einen Zugriff auf die komplette IT-Dokumentation zur Verfügung zu stellen, wird umgehend aufgrund von Sicherheitsbedenken wieder aufgelöst. Nicht nur, dass es für Normalsterbliche außerhalb der IT-Abteilung schlicht selten möglich ist, eine vernünftige Selektion der für sie selbst relevanten Daten vorzunehmen, sind auch viele Daten in der Datenbank enthalten, die nun mal nicht jeder einsehen soll oder darf.
Soll die IT-Abteilung, die erfahrungsgemäß mehr als genug mit dem Tagesgeschäft und der Betreuung von Servern, Software und Kollegen beschäftigt ist, nicht zur allgemeinen Anlaufstelle für Auskünfte aller Art degradiert werden, müssen andere Lösungswege gefunden werden.
Nicht jeder darf alles in Docusnap
Neben dem Verleugnen, dass solche Datenbestände vorhanden und abrufbar sind, hat sich aber eine bessere Lösung etabliert: Die Vergabe von Berechtigungen.
Berechtigungsvergaben sind seit jeher das tägliche Brot eines jeden Administrators. Aufgrund der von Ihnen eingestellten Systemrichtlinien beim Login in das IT-Netzwerk werden den Benutzern aus unterschiedlichen Abteilungen auch unterschiedliche Zugriffe auf Systeme, Laufwerke oder Programme gewährt. Diese geniale Erfindung funktioniert aber nicht nur bei IT-Netzwerken, wo sich entsprechende Server und Domänencontroller darum kümmern. Sie funktioniert auch mit einer professionellen IT-Dokumentationslösung wie Docusnap.
Und auf einmal wurde Licht
Wenn es nun möglich ist, aus verschiedensten Bereichen des Unternehmens einfach Verantwortliche zu benennen, die mit der Aufgabe betraut werden, sich selbst mit Auswertungen und Berichten aus den für sie relevanten zu versorgen, steht ein großes Aufatmen in jeder IT-Abteilung bevor.
Als einfachster Zugang wird dann nur mehr der Zugriff auf einzelne Berichte und Abfragen für den entsprechenden Benutzer freigegeben. Dieser kann dann sozusagen rund um die Uhr auf die aktuellsten Daten mit den für ihn relevanten Informationen zugreifen. Rund um die Uhr ist möglich, weil die Daten zentral in einer Datenbank auf dem Server liegen. Und rund um die Uhr ist nötig, weil nicht selten Personen aus den oberen Etagen auf die Daten zugreifen und sich diese Personen gerne weit nach Feierabend mit aktuellen Informationen beliefern lassen möchten.
Aber auch zu den regulären Arbeits- und Bürozeiten stehen mit einer granularen Berechtigungsvergabe innerhalb der IT-Dokumentation jeder damit betrauten Person alle relevanten Informationen zur Verfügung. Zusätzlich können natürlich auch weitere Berechtigungen wie die Eingabe und Verwaltung von Zusatzinformationen oder Erstellung von neuen Berichten oder Abfragen damit ermöglicht werden.
Rollenspiele leicht gemacht
In Docusnap gibt es nicht nur eine Menge an vordefinierten Rollen, wie zum Beispiel die Rolle der Administratoren, der Inventarisierung oder nur die des einfachen Lesers. Vielmehr kann man in Docusnap auch individuelle Rollen erstellen. Den einzelnen Elementen in Docusnap können dann über die Rollen die Berechtigungen zugewiesen werden. Das geht sogar so weit, dass bei mehreren Unternehmen oder Standorten verschiedene Administrator- oder andere Rollen verteilt werden können. So sind Berechtigungen innerhalb einer Organisation und auch organisationsübergreifend einfach zu bewerkstelligen.
Eine komplette Auflistung aller bestehenden Rollen würde natürlich den Rahmen dieses Blogartikels sprengen. Daher verweisen wir gerne auf unser eigens dafür geschaffenes How-To. Dort erfahren Sie nicht nur, wie Sie Benutzer und neue Rollen hinzufügen können, sondern wie Sie im Detail die entsprechenden Berechtigungen vergeben können.
How-To Docusnap Benutzerberechtigung
Docusnap spielt seine Stärken nicht nur bei einer Inventarisierung oder IT-Dokumentation aus. Auch die Erfahrungen aus der Praxis haben im Lauf der Jahre dazu geführt, dass wichtige Dinge wie Benutzerverwaltung und Rollenzuweisungen den Wünschen und Bedürfnissen der Kunden angepasst wurden. Wenn Sie sich einen Eindruck von der professionellen IT-Dokumentationslösung Docusnap machen möchten, laden wir Sie gerne dazu ein, unsere Software 30 Tage lang kostenlos zu testen.
