Es ist extrem wichtig, dass Sie die Inventardaten und somit die Datenbasis Ihrer IT-Dokumentation ständig aktuell halten. Nur so kommen Sie auch zu einer qualitativ hochwertigen IT-Dokumentation. Denn dass ein IT-Netzwerk über längere Zeit absolut statisch bleibt, ist doch eher unwahrscheinlich. Deshalb kommt dem Aktualisierungsdienst der Inventardaten besondere Aufmerksamkeit zu. Damit Sie nicht ständig selbst daran denken müssen Inventarisierungsaufträge zu starten, können Sie die einmal definierten Aufträge auch über eine Zeitsteuerung automatisiert starten lassen. Somit müssen Sie nur noch regelmäßig kurz prüfen, ob die Aufträge auch fehlerfrei durchgelaufen sind.
In den Grundeinstellungen von Docusnap können Sie die Zeitsteuerung für Inventarisierungsaufträge aktivieren. Dann erscheint beim Assistenten für eine Systeminventarisierung die Möglichkeit, den Auftrag zeitgesteuert ablaufen zu lassen. Die genaue Vorgehensweise entnehmen Sie bitte der Docusnap Anleitung.
Inventarisierungsaufträge splitten
Abhängig von der Größe Ihres Netzwerks und der damit einhergehenden Anzahl von zu inventarisierenden Systemen, können Sie einzelne Aufträge definieren. Packen Sie nicht alles in einen großen Auftrag. Damit können Sie Inventarisierungen zeitlich auseinander ziehen. Kritische Systeme können damit in den Nachtstunden erfasst werden. Sie können die Inventarisierung granularer steuern, wenn die Aufträge verteilt werden. Durch diese Inventarisierungen sollte es zwar zu keinerlei Performanceeinbußen kommen, aber aus Sicherheits- und Verfügbarkeitsgründen sollte diese Tätigkeiten trotzdem zeitlich getrennt werden. Achten Sie bitte darauf, dass es möglichst zu keiner Überschneidung mit den Aufträgen der Datensicherung kommt.
Denken Sie daran: jede Inventarisierung lässt den Datenverkehr in Ihrem Netzwerk anwachsen. Die Auftrennung in mehrere kleine Aufträge ist natürlich auch wieder abhängig von der Netzwerkgröße. Haben Sie nur ein kleines Netzwerk mit wenigen IT-Systemen zu dokumentieren, können Sie natürlich alles in einem Auftrag durchlaufen lassen. Dies ist natürlich der Übersichtlichkeit der Auftragsverwaltung sehr zuträglich. Ansonsten können da relativ schnell ein paar dutzend Aufträge zusammen kommen.
Für alle Systeme die nicht automatisiert erfasst werden können, müssen Sie sich entsprechende Prozesse einfallen lassen. Sonst ist die Dokumentation dieser Assets schnell veraltet. Für diese Systeme muss ein Weg gefunden werden, im Tagesgeschäft auch die Dokumentation von Änderungen durchzuführen. Hier sind die IT-Mitarbeiter und der Verantwortliche gefragt, ansonsten leidet die Gesamtqualität Ihrer IT-Dokumentation.
