Warum wird eine Dokumentation der IT-Landschaft häufig nicht so ernst genommen wie es das Thema verdient? Dies ist zumindest mein persönlicher Eindruck, den ich in den letzten Jahren gewonnen habe. Gerade Mitarbeiter in IT-Abteilungen, die eigentlich auch einen großen Nutzen in ihrer täglichen Arbeit hätten, weigern sich häufig überhaupt irgendetwas zu dokumentieren. Oder es wird anders gemacht als vorgegeben. Sie machen es am liebsten genauso, wie sie es selbst wollen. Sie sind ja schließlich die Experten. Leider haben andere natürlich keinen Zugriff auf diese Informationen. Es könnte sich ja jemand am System anmelden und die Konfiguration abändern.
Ich finde, bei Administratoren trifft man diese Einstellung häufiger an als bei Helpdesk Mitarbeitern. Letztere begreifen eher, dass eine Dokumentation allen hilft. Vor allem weil sie für ihre Arbeit auf solche Informationen zurückgreifen müssen. Können sie dies nicht, müssen Informationen umständlich beschafft werden. Ihre Arbeit wird damit unnötig in die Länge gezogen. Klar, reine Helpdesk Mitarbeiter haben weniger IT-Systeme zu dokumentieren. Aber dafür sind sie im Bereich des Change Managements ganz weit vorne.
Offenbar haben viele ein Problem mit einer strukturierten Dokumentation. Vielleicht sogar beim strukturierten Arbeiten, was vielleicht einer der Gründe für die erstaunlich ablehnende Haltung ist. Aber das ist ein anderes Thema. Vielleicht ist auch die unklare Zielvorgabe ein Grund für die stiefmütterliche Behandlung des Themas. Was beinhaltet eine IT-Dokumentation, wie soll sie aussehen? Wird das Ziel nicht klar kommuniziert und seitens der Verantwortlichen ein Gerüst geschaffen, dann entsteht Wildwuchs oder es passiert gar nichts. Die Verantwortlichen müssen sich des Themas annehmen.
IT-Dokumentation als reine Zeitverschwendung?
Warum wird so ungerne dokumentiert? Warum begeben sich Unternehmen immer wieder in die Abhängigkeit einzelner Mitarbeiter? Eine gute IT-Dokumentation kann das Risiko für die IT durch Ausfall eines IT-Mitarbeiters senken. Besteht hier die unbegründete Angst einen Fehler zu machen? Ist es Sorge um den Arbeitsplatz, wenn andere zu viel wissen. Seitens der Unternehmen und Verantwortlichen ist es wahrscheinlich zumeist die Unwissenheit. Solange die EDV-Anlage läuft, ist es gut. Es fällt nur auf, wenn der Notfall eintritt und kein Administrator verfügbar ist. Dann wird die IT zur Zielscheibe. Wenn dann auf einen externen Dienstleister zurückgegriffen werden muss, wird das Dilemma sofort in seinem ganzen Ausmaß sichtbar.
Ist es die Angst davor, dass dritte Personen nachvollziehen könnten, ob die Tätigkeiten ordentlich erledigt werden? Natürlich lässt man sich in seiner Arbeit ungerne detailliert prüfen. Natürlich ist es nicht angenehm. Na und? Es gibt eigentlich keine Diskussionsgrundlage, ob eine IT-Dokumentation erstellt werden muss. Schließlich gibt es genügend Gesetze und Richtlinien, die diese einfordern. Das Unternehmen muss gewährleisten, dass diese auch erfüllt werden.
Mit einer IT-Dokumentation fällt die Überprüfung natürlich leichter, ob bei einer Konfiguration wesentliche Arbeiten erledigt wurden. Werden zur Konfiguration von IT-Systemen Checklisten verwendet, dann würde deren Dokumentation auch leichter fallen. IT-Systeme gemäß einer Checkliste zu konfigurieren, scheint aber für viele Administratoren total uncool zu sein. Schließlich weiß man ja was man tut, da braucht es keine Vorgaben. Einzelne Konfigurationspunkte kann man auch so vergessen, da braucht man keine Checkliste dafür.
Change Management als Königsdisziplin der IT-Dokumentation
Häufig fallen zeitaufwändige Arbeiten dann mal schnell unter den Tisch oder werden auf unbekannte Zeit verschoben. Hauptsache das IT-System läuft erstmal. Problem Eins: Was genau sollte bzw. muss denn alles konfiguriert werden? Problem Zwei: Wer will es denn kontrollieren? Eine interne IT Revision? Ja, aber wer hat die schon? Dass fehlende Konfigurations-Arbeiten dann nicht nachgeholt werden, ist wahrscheinlich an der Tagesordnung. Am Ende funktioniert das System dann nicht mehr wie vorher oder weitere Systeme müssten angepasst werden. Noch mehr Arbeit. Dann lieber die beliebte Binsenweisheit: „Never touch a running system“ anführen. Das ist schon richtig, aber nicht schon in der Implementierungsphase! Das kann ein Unternehmen nicht akzeptieren, ein geregeltes Change-Management wie von ITIL beschrieben kann hier unterstützen. Es muss jedoch eingeführt, von allen mitgetragen und beachtet werden.
Dazu müssten Entscheider und Verantwortliche aber vielleicht auch mehr von einer IT-Abteilung wissen, um dies bewerten zu können. Dieses Wissen fehlt jedoch häufig. Verständlicherweise, IT ist ein komplexes Thema und für viele ein Buch mit sieben Siegeln. Das Vertrauen zu den Experten muss vorhanden sein. Es darf aber auch nicht einseitig ausgenutzt werden. Den IT-Mitarbeitern muss auch die notwendige Zeit eingeräumt werden. Leider sind viele Unternehmen vom Optimierungswahn und Personaleinsparungen besessen. Dabei bleibt dann auch eine IT-Dokumentation verständlicher Weise auf der Strecke. Es bleibt einfach keine Zeit dafür.
Denn IT-Dokumentation kann auch Spaß machen!
Durch den Einsatz eines Dokumentationstools wie Docusnap können Sie die IT-Abteilung entlasten und die Erstellung und Pflege einer IT-Dokumentation automatisieren. Das hilft allen IT-Mitarbeitern. Denn durch eine gute IT-Dokumentation können Informationen nicht nur im Hintergrund aktualisiert werden, sondern auch zielgerichtet zur Verfügung gestellt werden. Die notwendige Dokumentation der einzelnen IT-Systeme kann durch diese Softwareunterstützung erstellt werden. Damit kann jeder für seine Arbeit darauf zurückgreifen, wenn er sie benötigt. Damit brauchen Administratoren keine anderen Mitarbeiter an die jeweiligen Konsolen zu lassen, trotzdem stehen allen die erforderlichen Informationen zur Verfügung. Die notwendige Aufgaben- und Funktionstrennung kann beibehalten werden.
Am Ende wäre also eigentlich allen geholfen. Just do it!
