Das Wichtigste in Kürze:
- Individualität der Dokumentation: IT-Dokumentationen müssen auf die spezifischen Anforderungen und die Struktur des jeweiligen Unternehmens abgestimmt werden; allgemeine Vorlagen sind oft unzureichend und veraltet schnell.
- Automatisierung als Lösung: Anstatt starre Vorlagen zu verwenden, empfiehlt sich der Einsatz von Automatisierungstools wie Docusnap, die aktuelle und anpassbare IT-Dokumentationen ermöglichen und so Zeit und Aufwand sparen.
- Compliance und Effizienz: Eine gut gepflegte, automatisierte IT-Dokumentation unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und den IT-Betrieb effizienter zu gestalten, wodurch sich die Risiken und Aufwände reduzieren.
Ihr Chef, Ihr Kunde oder gesetzliche Vorgaben verlangen von Ihnen, dass Sie eine IT-Dokumentation erstellen? Deshalb suchen Sie gerade eine Vorlage oder ein Muster für eine IT-Dokumentation, die Ihnen exakt sagt, was Sie wie erfassen und dokumentieren müssen?
Und die Dokumentation sollte schnell erledigt sein, da die normale, tägliche Arbeit als IT-Administrator kaum zu bewältigen ist?
Sie sind auch schon auf Vorlagen im Netz gestoßen, aber diese werden in der Regel immer von einem Disclaimer begleitet, der besagt, dass das vorliegende Muster sehr individuell angepasst werden muss und nicht allgemeingültig ist. Gratulation, dann haben Sie eine etwas seriösere Vorlage für IT-Dokumentationen gefunden. Andere Anbieter versprechen Ihnen ohne Einschränkungen die eierlegende Wollmilchsau in nur einer Word-Vorlage (vielleicht ist noch ein Excel-Sheet verknüpft), und wenn Sie die ausgefüllt haben, ist alles gut. Das dauert auch nicht lange, alles ganz easy! Wirklich!
Gibt es gute Vorlagen für die IT-Dokumentation?
Hand aufs Herz: wenn es so einfach wäre, wieso haben Sie die Vorlage dann nicht schon längst (fertig) ausgefüllt? Die ehrliche Antwort, auch wenn sie weh tut: Ein solches vorgefertigtes und allgemeingültiges Dokument gibt es einfach nicht.
Der Grund, warum das so ist, ist ganz simpel:
Eine IT-Dokumentation ist genauso individuell wie Ihr Unternehmen und im Speziellen Ihre IT. Deshalb ist es unmöglich, eine für jeden und alles passende Vorlage für IT-Dokumentationen zu erstellen.
Somit ist die Beantwortung der Frage „Gibt es gute Vorlagen für die IT-Dokumentation?“ ein klares JEIN. JA, es gibt IT-Dokumentation Vorlagen, manche schauen auch richtig gut aus, oberflächlich betrachtet. Aber NEIN, auf lange Sicht helfen sie Ihnen nicht weiter.
Schlimmer noch:
Eine einfache Vorlage verschlimmert nur Ihre Zeitprobleme
Die Erstellung einer korrekten und vollständigen IT-Dokumentation ist sehr zeitaufwändig. Neben der oben angesprochenen mühevollen, individuellen Anpassung aus dem Internet geladener Vorlagen oder Muster, müssen nämlich erst einmal alle notwendigen Daten zusammengesucht, überprüft und bewertet werden. Kennen Sie ad-hoc alle sich in Ihrem IT-Netzwerk befindlichen Systeme wie Server, SNMP-fähige Geräte und so weiter? Und deren Konfiguration, Verkabelung und die darauf installierte Software samt Lizenzen?
Meist flattern irgendwelche schlecht gepflegten und chronisch-veralteten Excel-Listen umher, auf denen irgendwann einmal Teile des Inventars dokumentiert wurden. Seitdem hat die Listen aber auch niemand mehr angeschaut, geschweige denn aktualisiert. Deshalb muss, bevor mit der Erstellung der IT-Dokumentation gestartet werden kann, erstmal zwingend eine komplette Inventur gemacht werden. Was allein das für einen zeitlichen Aufwand bedeutet, sollte klar sein.
Wenn dann endlich alle Daten vorliegen, werden mühevoll seitenweise Prosatexte in Word- Vorlagen getippt und stunden- oder gar tagelang Pläne in Visio gezeichnet. Dabei nichts zu vergessen oder zu verdrehen ist fast unmöglich.
Irgendwann ist dann schließlich alles erledigt: Die komplette IT ist inventarisiert, die IT-Dokumentation Vorlagen sind individualisiert und befüllt. Man ist endlich fertig und kann die Unterlagen abgeben.
Aber schon wenige Tage, spätestens einen Monat später ist das alles schon wieder veraltet und die Arbeit geht von vorne los.
Denn eine IT-Dokumentation macht nur Sinn, wenn Sie vollständig und vor allem aktuell ist. Deshalb ist das ein regelmäßiger Job. Die Basisarbeit ist zwar erledigt und das Bestehende muss „nur noch“ aktualisiert werden, aber genau hier passieren die meisten Fehler: Änderungen werden aus Zeitmangel nicht sofort eingetragen und dann vergessen, es wird das falsche System in der IT-Dokumentation ausgetauscht und so weiter.
Eine IT-Dokumentation auf Basis von Word-Dokumenten oder Excel-Listen zu erstellen wird Ihre Zeitprobleme somit nicht lösen können, sondern im Gegenteil nur noch verschlimmern, da Sie innerhalb kürzester Zeit veraltet sein wird und nur schwer aktuell gehalten werden kann. Bevor Sie sich das antun, werden Sie lieber wieder eine komplett neue erstellen. Und das kostet wieder immens viel Zeit.
Woher soll also die Zeit genommen werden, eine lückenlose Dokumentation neben all den anderen anfallenden Aufgaben eines IT-Administrators zu erstellen?
Eine IT-Dokumentation muss automatisiert werden
Der einzige Ausweg aus dieser Misere ist, diese zeitraubenden Tätigkeiten zu automatisieren.
Warum soll man mühsam unter Tischen und in staubigen Kellern herumkriechen, um die dortige Hardware zu inventarisieren, wenn es Software gibt, die das für einen übernehmen kann?! Darüber hinaus macht eine Inventarisierungssoftware auch deutlich weniger Fehler und ist sowohl gründlicher als auch umfangreicher. So werden nicht nur die Systemnamen erfasst, sondern auch die installierte Software, die Konfigurationen und auch die Vernetzung.
Kombiniert man das Ganze dann noch mit einer automatischen Dokumentation, geht der manuelle Aufwand nach der initialen Einrichtung gegen Null. Das spart enorm viel Zeit und vor allem Nerven. Auf lange Sicht gesehen aber auch sehr viel Geld. Wenn Sie die Arbeitszeit, die Sie in die Erstellung einer manuellen IT-Dokumentation reinstecken, hochrechnen, amortisiert sich die Anschaffung einer professionellen Software innerhalb kürzester Zeit.
IT-Dokumentation mit Docusnap: automatisch, regelmäßig, zeitsparend
Wir von Docusnap haben bald 20 Jahre Erfahrung auf diesem Gebiet und wissen, wovon wir sprechen. Unsere Software nimmt Ihnen all diese lästigen und zeitraubenden Aufgaben ab.
Docusnap inventarisiert Ihr komplettes IT-Netzwerk ganz automatisch und wiederkehrend: Hardware, Software, Systemkonfigurationen, Kommunikationspfade und noch vieles mehr. Diese Daten können Sie anschließend ganz bequem in einer übersichtlichen, strukturierten Darstellung betrachten. Oder Sie nutzen die über 200 vorgefertigten und automatisch generierten Berichte, wie zum Beispiel einen IP-Adressen-Belegungsbericht, eine Betriebssystem Übersicht, eine Software Zusammenfassung und vieles, vieles mehr.
Benötigen Sie darüber hinaus weitere Dokumente, wie zum Beispiel einen Netzwerkplan, können Sie diese mit nur wenigen Klicks automatisch auf Basis der inventarisierten Daten generieren lassen. Das bedeutet: Das mühsame Malen von Plänen via Visio entfällt.
Selbst komplexe Dokumente, wie IT-Notfallpläne, Wiederanlaufpläne etc, lassen sich mit Hilfe der zahlreichen Vorlagen sehr schnell und einfach erstellen. Ziehen Sie Pläne, Diagramme und Berichte einfach via Drag-and-Drop in die Vorlage und ergänzen das Ganze um Ihre eigenen Texte. Das war’s! Docusnap aktualisiert diese Dokumente anschließend ganz von alleine und regelmäßig. Somit gehören veraltete IT-Dokumentationen ab sofort der Vergangenheit an.
Also automatisieren Sie die lästigen Standardarbeiten einer IT-Dokumentation mit Docusnap und nutzen Sie Ihre im wahrsten Sinne des Wortes kostbare Zeit lieber für wichtigere Dinge.
Und das Beste daran ist, Docusnap macht das nicht nur einmalig, sondern in von Ihnen vorgegebenen Zeitintervallen regelmäßig. Somit gehören veraltete Netzwerkpläne ab sofort der Vergangenheit an.
Testen Sie Docusnap kostenfrei und 30 Tage lang!
Fazit: IT-Dokumentationen besser nicht mit einfachen Word-Vorlagen erstellen
Einfache Word- und Excel-Vorlagen für IT-Dokumentationen sind zwar kostenlos im Netz zu finden, aber der Arbeitsaufwand, diese zu befüllen und aktuell zu halten, ist ein zweiter Vollzeitjob.
Um Zeit, Geld und Nerven zu sparen sollten Sie diese akribische und wiederkehrenden Aufgabe eine professionelle Software für Sie erledigen lassen. Diese inventarisiert Ihre Netzwerke umfassend und gemäß den erforderlichen Standards der IT-Sicherheit, was auch bei Prüfungen im Betrieb von zentraler Bedeutung ist. Im Falle eines Notfalls sind die Informationen den verantwortlichen Mitarbeitern schnell ersichtlich zugänglich und Schadensfälle können minimiert werden. Sie sehen: wir lieben IT.
Und wir sind der Meinung: jeder hat eine ausgewogene Work-Life-Balance verdient. Und davon sollten IT-Admins nicht ausgeschlossen sein!
So geht’s in Docusnap:
Artikel ursprünglich veröffentlicht am 31.07.2020, zuletzt aktualisiert am 25.10.2023.
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