Eine IT-Dokumentation zu haben war eigentlich schon immer das Ziel einer jeden IT-Abteilung. Das war vor 30 Jahren schon so und hat sich auch heute im Grunde nicht geändert. Nur die Art, wie eine Dokumentation aussieht, entwickelt sich ständig weiter. Und wer nicht nur eine Dokumentation, sondern gar eine gute Dokumentation mit stets aktuellen Daten haben möchte, der wähnt sich plötzlich vor einer scheinbar unlösbaren Mammutaufgabe.
Der Umfang der Dokumentation hängt meist vom jeweiligen Unternehmen ab. Klar ist, dass die eigentliche Dokumentation immer eine genaue Inventarisierung beinhalten muss. Und da spielt auch die Historie der Firmen-IT eine Rolle. Längst wurden vor Jahren nicht alle IT-Systeme in dem Umfang angeschafft, wie Sie heute ihren Dienst verrichten. Und in vielen Fällen ist die IT mittlerweile so groß, dass eine Person allein derer nicht gewachsen ist.
Die Übersicht über alle Systeme im Firmennetzwerk ist mit einfachen Mitteln oft nicht mehr erreichbar. Und wenn es dann auch noch um Detailinfos gehen soll, welche Softwarestände und Patches gerade aktuell auf Servern und Desktops installiert sind, steht man erst recht im Regen.
Es steht außer Frage, dass eine gute IT-Dokumentation einem Administrator das Handwerk erleichtert und der rettende Anker bei IT-Notfällen sein kann. Allerdings haben sich abseits der Notfälle auch noch ein paar weitere triftige Gründe für eine IT-Dokumentation hervorgetan. Dazu gehören die neuerdings IT-affinen und wissbegierigen Geschäftsführer, die Kostenrechnungsstelle, die Buchhaltung, der Sicherheitsbeauftragte und noch viele mehr, dessen Positionen es vielleicht vor einiger Zeit noch gar nicht gab.
Waren vor vielen Jahren die typischen IT-Administratoren noch Götter in bunt bedruckten T-Shirts, die der Geschäftsleitung ein „Machen wir schon, wir haben das im Griff“ als Bericht übermittelten, gehören diese IT-steinzeitlichen Vorgehensweisen mittlerweile der Vergangenheit an. Heute hat selbst der Bär von einem Administrator, der immer noch vom C64 aus den 80ern schwärmt, ebenfalls – und notgedrungen – so etwas wie eine Dokumentation zur Hand. Und natürlich eine Excel-Liste mit fein säuberlich sortierten Listen über Arbeitsplätze, Monitorgrößen und Farben der Tastaturen.
Es gibt nicht nur schwarz und weiß
Natürlich geht jeder seinen eigenen Weg und bringt seine eigene Dokumentation auf den Weg. Dokumentationen und die zwingendermaßen erforderliche Inventarisierung sind eine sehr zeitaufwändige Aufgabe. Vor allem, wenn man versucht, dies manuell und ohne Hilfsmittel zu erledigen. Ob nun Listen in Excel geführt, Dokumentationen in Word geschrieben und ausgedruckt werden, spielt aber keine Rolle. Solange diese Informationen greifbar sind, funktionieren sie auch.
Bei dieser Art der Dokumentation gibt es aber den einen oder anderen Haken. Denn wie viele schon am eigenen Leib erfahren durften, sind Dokumentationen und Inventarisierungen nur mit ausreichend Personal erstellbar. Und auch dann ist es ein enormer Zeitaufwand, der naturgemäß nicht alle paar Tage durchführbar ist.
Daraus ergibt sich folglich auch ein deutlich größerer Nachteil. Die manuell erstellte Dokumentation und Inventarisierung altert vom ersten Tag an. Schon ab dem nächsten Tag, dem nächsten Update oder spätestens beim Austausch von Systemen und Komponenten hat sich die Aktualität der Dokumentation und Inventarisierung verabschiedet. Da helfen auch die bestbeschriebenen Wiederherstellungsmaßnahmen für ein Netzwerksegment nichts, wenn der beschriebene Switch, der die entsprechenden VLANs zur Verfügung stellt, bereits seit Jahren in den heiligen Hallen des IT-Schrotthimmels verweilt. Derweil verrichtet ein anderes Gerät den Dienst, der aber erst bei der nächsten Inventarisierung im Dezember seinen Platz in der Dokumentation erhält. Viel Spaß bei einem neuerlichen Ausfall!
Wenn denn überhaupt jährlich eine umfassende Aktualisierung stattfinden sollte, so wird in der Regel aus zeitlichen und personellen Gründen niemals eine komplette Auflistung aller Hard- und Software und deren Dokumentation erstellt. Merke: „Allein der Wille zählt … nicht!“
Das sind auch die Gründe, warum im Ernstfall das Notfallhandbuch der IT mehr im Weg steht als tatsächlich Hilfe leistet. Wenn der Server XYZ nicht mehr existiert, spielt er klarerweise für den Betrieb keine Rolle mehr. Spätestens dann wird ersichtlich, wie wichtig eine regelmäßig aktualisierte Dokumentation ist.
Unterschiedliche Ausführungen der IT-Dokumentation
Auch aus eigenen Erfahrungen wissen wir, dass es unterschiedliche, und teilweise äußerst kreative, Ansätze gibt, wenn es um die Realisierung einer Inventarisierung geht.
Nicht selten werden dabei auch Excel und Word verwendet. Denn schließlich dürften diese Programme zum fixen Bestandteil in nahezu jedem Unternehmen gehören.
Der Vorteil hierbei ist, dass sie bereits vorhanden und äußerst flexibel sind. Immerhin steht man am Anfang vor einem leeren (digitalen) weißen Blatt Papier. Wie das nun befüllt wird, überlassen wir der Kreativität der IT-Verantwortlichen.
Leicht zu handhaben sind Word und Excel ja, aber wie sieht es mit der Übersicht aus? Das hängt in erster Linie von der Datenmenge ab, die man hier verwalten möchte. Sind IT-Systeme mit wenigen Computern und einem überschaubaren Netzwerk auch so abbildbar, wird die Sache bei dutzenden oder gar hunderten Geräten schnell zum Wildwuchs. Wirklich übersichtlich wird es schon bei der Bestandsaufnahme nicht und von einer regelmäßigen Aktualisierung wollen wir erst gar nicht reden.
Ein sehr ähnliches Problem wirft auch die Dokumentation in reiner Papierform auf. Man hat in der Regel noch mehr Freiheit und kann sogar händisch gezeichnete Netzwerkpläne mitablegen. Dokumentationen werden fein säuberlich ausgedruckt und abgeheftet und im besten Fall sind handschriftliche Notizen in einer lesbaren Form vorhanden, damit auch ein Kollege den Überblick halten kann. Lachen Sie nicht. Diese Form ist häufiger anzutreffen, als man vermuten möchte.
Von Normen und Forderungen
Spätestens, wenn Sie mit der ISO27000er Familie konfrontiert werden, spielen handgeschriebene Zettel keine Rolle mehr. Und neben den heiß begehrten Zertifizierungen gibt es noch eine andere Fraktion, die dem IT-Lotterleben ein Ende bereiten. Die Geschäftsführungen.
Nachdem heute Hacker-Angriffe aus dem Internet an der Tagesordnung stehen, nimmt auch das Verantwortungsbewusstsein an oberster Stelle deutlich zu. War vielleicht früher noch ein „alles ist ok“ aus der IT-Abteilung ausreichend, werden heute umfangreiche und vor allem aktuelle Informationen innerhalb kurzer Zeit gefordert. Ich denke nicht, dass sich eine Person aus der Geschäftsführung durch handgeschriebene Zettelchen wühlt. Und auch durch die komplette Dokumentation wird sich keiner durchkämpfen. Daher gilt es, die Informationen häppchenweise und übersichtlich gestaltet zu präsentieren. Das sind genau die Aufgaben, wo Excellisten und Word-Dokumentationen mit unzähligen Seiten scheitern.
Die Gelegenheit nutzen
Wenn allerdings jemand eine übersichtliche und lückenlose Inventarisierung und Dokumentation fordert und diese auch noch ständig aktuell gehalten werden soll, dann bietet sich auch für die IT-Verantwortlichen eine Gelegenheit. Die Einführung einer professionellen Lösung zur IT-Dokumentation.
Möchte die Geschäftsleitung, dass wir im Außendienst arbeiten, muss Sie uns ein Fahrzeug zur Verfügung stellen. Kommt von gleicher Stelle der Auftrag, Teilzeit-Home-Office zu realisieren, werden wohl oder übel mobile Geräte angeschafft werden müssen. Und besteht die Forderung nach einer ausgefeilten Dokumentation mit Lizenzverwaltung, einer Inventarisierung, der Realisierung von Notfallplänen und Notfallhandbüchern, der Darstellung von Netzwerkplänen und der Kontrolle der kompletten IT-Sicherheit, dann ist jedwedes Flickwerk vergebene Liebesmühe.
Die Eckpfeiler für eine ausgeklügelte und komplette Dokumentation und Inventarisierung sind eine lückenlose, automatisch funktionierende Datenerhebung, die ihre Daten zentral ablegt. Ist hier erstmal der Grundstein gelegt, gehen viele andere Dinge Hand in Hand.
So kann man sich zum Beispiel die ersten Gedanken für einen funktionierenden und immer aktuell gehaltenen Notfallplan machen.
Ebenso werden Auskünfte über den aktuellen Bestand möglich. Begleitend mit einer grafischen Darstellung einer Netzwerksübersicht begeistern Sie jeden Vorgesetzten und unterstreichen die eigene Kompetenz in Sachen IT.
Noch mehr Vorteile
Mit Docusnap ist es zum Beispiel nicht nur möglich, agentenlos das komplette Netzwerk regelmäßig zu scannen. Die Software beinhaltet nebenbei auch noch eine ausgeklügelte Verwaltung für Lizenzen und Wartungsverträge. Auch hier ergeben sich aus der Tatsache, dass alle Daten zentral in einer Datenbank verwaltet werden, wesentliche Vorteile bei Auskünften. Zudem lassen sich Prozessabläufe mit den entsprechenden IT-Systemen verbinden und bilden damit die Basis für eine Reihe an Notfallplänen.
Gemeinsam zum Ziel
Wenn Sie mit Ihrer Dokumentation professionell starten, lassen wir Sie nicht im Stich. Unsere professionelle Hotline, die ihren Sitz in Deutschland (Direktsupport vom Hersteller) hat, unterstützt Sie vom ersten Moment an und hilft Ihnen, ihre Dokumentation und Inventarisierung auf den Weg zu bringen.
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