Die Aufgaben einer IT-Abteilung sind meist vielfältig, interessant und nicht selten sehr fordernd. Viele der Herausforderungen benötigen sehr viel Know-How und vor allem die Bereitschaft, gerne und ständig neues zu erlernen. Aber genau das ist es auch, warum viele sich dem Beruf des IT-Administrators verschrieben haben. Wie in nahezu jedem anderen Beruf gibt es aber Aufgaben, die nicht wirklich herausfordernd sind, ja geradezu lästig, eintönig und nicht gern bei den affinen IT-Mitarbeitern gesehen werden.
Die Rede ist von den Aufgaben, die primär der Übersicht, Verwaltung und Organisation betreffen. Wie zum Beispiel die Zuordnung und Verwaltung von Lizenzen für Betriebssysteme und eingesetzter Software. Oder der Überwachung von Wartungsverträgen, die regelmäßig erneuert werden müssen. Und die laufenden Garantieverträge mit den Herstellern von IT-Geräten sind ebenfalls mit einem Ablaufdatum versehen. Hier muss jede gut geführte IT das Ablaufdatum immer im Auge behalten.
Meist handelt es sich eben um recht passive Inhalte, die nur im Ernstfall zum Vorschein kommen. Man denke da nur an eine abgelaufene Garantie für den Server, der gerade eben eine Fehlermeldung für eine defekte Hardware ausgegeben hat.
Die Basis bildet eine professionelle IT-Dokumentation
Wird in einem Unternehmen bereits eine professionelle IT-Dokumentation wie zum Beispiel Docusnap eingesetzt, laufen viele Prozesse, die einst viel Fleiß und Handarbeit der IT-Angestellten erfordern haben, vollautomatisch ab.
Dabei werden zum Beispiel auch alle Arbeitsplatzrechner und Server automatisch inventarisiert und hinterlegen dabei auch die installierte Versions- und Patch-Nummer der installierten Betriebssysteme und Software. Aber ob für das entsprechende Gerät ein bestehender Wartungsvertrag, ein noch gültiger Garantievertrag oder eine gültige Lizenz vorhanden ist, lässt sich auf diese Weise nicht erkennen. Leider auch nicht automatisch auslesen.
Manuelle Ergänzungen komplettieren die professionelle IT-Dokumentation
Oftmals werden für eine Auflistung von Garantien oder Wartungsverträgen unterschiedliche Programme genutzt. Zumeist werden dafür Excel-Listen erstellen und akribisch alle nötigen Angaben in der Tabelle hinterlegt.
Die Informationen werden so zwar „irgendwo“ gespeichert, eine Verknüpfung oder Zuweisung zu existierenden Geräten erfolgt so aber nicht.
Anders sieht es bei einer professionelle IT-Dokumentationssoftware wie Docusnap aus. Die Eingabe der erforderlichen Informationen erfolgt zwar auch hier manuell, allerdings können hierbei die Wartungsverträge oder Garantiebescheinigungen zusammen mit dem aktuellen Erneuerungs- oder Ablaufdatum hinterlegt werden. Auch können zusätzliche Informationen leicht manuell hinzugefügt werden.
Einerseits hat dies den Vorteil, dass Ablaufdaten im Zuge der regelmäßigen Berichterstattung an Management oder IT-Verantwortlichen automatisch mit aufscheinen. Zum anderen verfügt Docusnap über ein integriertes Alarmsystem, mit dem schon vor Ablauf der Verträge die Verantwortlichen informiert werden.
Wie das in Docusnap realisiert wird, zeigt unsere Videoanleitung Schritt für Schritt:
Fazit
Mit Docusnap behält man nicht nur mehr Überblick im IT-Alltag, es kombiniert auch alle sinnvollen Informationen in einer zentralen und regelmäßig aktualisierten Datenbank. Mit den integrierten oder selbst erstellten Berichten können so alle gewünschten Informationen übersichtlich und vor allem ständig aktuell auf Knopfdruck ausgegeben werden.
Damit haben Sie genug Zeit, um sich von Docusnap zu überzeugen. Sie haben Fragen dazu? Auch das ist kein Problem. Denn unser professionelles Support-Team bietet Ihnen auch in der kostenlosen Phase den vollen Support an. Und bei Fragen zum Erwerb hilft Ihnen auch gerne unser freundliches Vertriebsteam weiter.
